Provavelmente, você já percebeu que o tema da gestão de ativos ganhou maior importância de uns anos para cá e está sendo mais discutido. Os empreendedores estão descobrindo que precisam ser mais eficientes nessa área para manter o controle dos seus bens e evitar prejuízos que podem ser significativos.
Uma das grandes dúvidas das construtoras e incorporadoras, por exemplo, é decidir entre a compra e a locação de um ativo. Em alguns casos, isso representa o terceiro maior custo na categoria de despesas indiretas das empresas.
Ser assertivo numa decisão vital como essa, dispondo de todos os dados necessários, é fundamental para o gestor ser bem sucedido. Isso inclui a adoção de uma boa tecnologia de gestão, que tem papel decisivo nesta área como em tantas outras.
Mas ainda há quem trabalhe com muito improviso nesta questão. Está mandando dinheiro para o ralo e cometendo um erro perigoso para a sustentabilidade da empresa.
Siga a leitura e você vai encontrar indicações precisas para ter um salto de qualidade na gestão de ativos e, com isso, ampliar a produtividade e lucratividade da sua organização.
Boas práticas para gestão de ativos
Primeiro precisamos estar de acordo que a gestão de ativos refere-se a um conjunto de boas práticas que as empresas utilizam para alcançar um resultado desejado e sustentável. O IAM (Institute of Asset Management) define Gestão de Ativos como sendo “a ação coordenada de uma organização para realizar valor com seus ativos”.
Isto é, eles devem ser geridos de tal maneira que assegurem a realização dos objetivos para os quais são destinados. Do contrário, mal administrados, podem frustrar completamente as metas de lucratividade e crescimento da empresa.
Mas o que é, exatamente, um ativo?
Trata-se de um conceito bastante amplo. Um ativo se caracteriza por todo objeto, tangível ou intangível, que uma empresa pode controlar.
Por exemplo:
- Equipamentos de TI;
- Contratos;
- Equipamentos e maquinário utilizados no processo de produção;
- Ferramentas e materiais;
- Marcas;
- Know-how;
- Instalações.
Um aspecto que eu gostaria de deixar bem claro para você é que gestão de ativos não é a mesma coisa que manutenção de ativos.
A manutenção, na verdade, é apenas uma parte da gestão, ou seja, a gestão de ativos inclui ou engloba a manutenção.
Explicando melhor:
A gestão de ativos refere-se à gestão de todo o ciclo de vida de um ativo, desde sua compra até o seu descarte, passando pela manutenção.
Neste tipo de gestão devem ser considerados todos os controles necessários para garantir o registro de detalhes e valores de um ativo. Deve assegurar, por exemplo, o controle de entrada e saída, reposições e reconciliação do balanço do estoque.
Benefícios da Gestão de Ativos
A gestão de ativos é fundamental para priorizar investimentos e concentrar esforços nos ativos mais críticos, que sustentam os processos da organização.
Desta forma, cada organização pode focar nos benefícios que trarão maior ganho a sua empresa, entre eles:
- Rastreabilidade dos ativos;
- Otimização do uso dos ativos em todo seu ciclo de vida;
- Aumento da disponibilidade dos ativos;
- Redução dos custos em reparos e aumento de produtividade;
- Melhoria do planejamento das ações sob os ativos;
- Qualidade dos serviços prestados aos clientes;
- Maximização dos resultados da empresa;
- Segurança e conformidade com as regulamentações.
Normas Internacionais de certificação ISO
A gestão de ativos ganhou tanta importância no mundo corporativo que, desde 2014, existe uma série de normas internacionais neste campo para certificação ISO. No Brasil, elas foram transformadas em três normas distintas:
- ABNT NBR ISO 55000, com visão geral, princípios e terminologia;
- ABNT NBR ISO 55001, que apresenta os requisitos dos sistemas de gestão;
- ABNT NBR ISO 55002, de diretrizes para a aplicação da 55001.
A publicação “Gestão de Ativos e a ISO 55001”, da Coppers Alliance e International Copper Association Latin American aponta outros benefícios revelados nos estudos de empresas certificadas:
1- Melhorias no desempenho: A gestão eficaz e eficiente de oportunidades de curto e longo prazo melhora a sustentabilidade.
2- Melhorias nos custos: Um sistema de gestão de ativos facilita melhores métricas de retorno do investimento e redução de custos, sem sacrificar o desempenho organizacional de curto ou longo prazo.
3- Gestão de Riscos: A revisão contínua de processos, procedimentos e desempenho de ativos permite decisões de gerenciamento bem embasadas que equilibram dados de custo, risco e desempenho.
4- Garantia de crescimento e melhoria dos negócios: Um sistema robusto de gestão de ativos auxilia a realização através de planos de implementação formais, colaborativos, priorizados e coordenados.
5- Tomada de decisão confiável: A gestão de ativos conduz a tomada de decisões confiáveis para o desenvolvimento, coordenação e controle de atividades relacionadas a ativos, alinhadas aos principais objetivos organizacionais.
6- Maior confiança das partes interessadas por meio da conformidade e melhoria da reputação.
Outros benefícios são: visão estratégica do negócio; mudança de cultura; melhoria de competitividade.
Caso de sucesso na gestão de ativos.
Em apenas dois anos após implantar a gestão de ativos, a empresa Scottish Power apresentou: melhoria da confiabilidade, diminuição do número de interrupções não planejadas e significativa redução de custos.
Seus principais resultados foram:
- 20% de redução nas operações e custos de manutenção;
- 25% de redução nas taxas de interrupção forçada da planta;
- 22% de aumento na disponibilidade da planta;
- 10% na redução dos prêmios de seguro.
Principais dores na gestão de ativos
Aquisição ou locação de máquinas e equipamentos
Voltando ao exemplo citado no início, sobre aquisição ou locação, esta é uma dúvida crucial para os gestores. Ela representa o desembolso de quantias significativas, em boa parte das vezes.
A incerteza sobre adquirir ou locar é agravada pela falta de histórico e referências de custos de aquisição, operação e manutenção. Ou seja, pela falta de uma boa gestão. Afinal, adquirir uma máquina ou equipamento não se restringe apenas ao desembolso inicial. Nos cálculos de viabilidade econômica, os gestores devem considerar despesas com lubrificantes, materiais de desgaste, mão-de-obra entre outros.
Horas paradas
Em contrapartida, optar pela locação de um equipamento pode resultar em um desembolso a longo prazo maior do que a aquisição. Especialmente, quando consideramos as horas paradas em manutenção preventiva e corretiva e horas técnicas para mobilização e desmobilização.
Desta forma, a Gestão de Ativos é fundamental para que o gestor registre e analise as informações de Aquisição, Operação e Manutenção de seus bens.
Isto permite calcular o custo da hora produtiva e improdutiva e assim, decidir entre a opção mais vantajosa para mobilização de ativos.
Por fim, possibilita identificar em seu patrimônio o momento exato para desmobilização de um bem.
Descaso com o Plano de Manutenção
Um plano de manutenção confiável assegura que os custos com despesas preventivas sejam otimizados. E, principalmente, garante que sejam realizados no prazo previsto, aumentando assim a vida útil do equipamento e seu valor final de desmobilização.
Muitas vezes os ciclos de utilização de um equipamento são tão arrojados que não preveem equipamentos reservas, para “cobrir” as paradas de manutenção preventiva. Isto acontece com muito mais frequência do que você imagina.
Porém, o descaso com o Plano de Manutenção cobra um preço. Ao invés de uma parada de seis horas para um serviço preventivo, por exemplo, o equipamento permanece na oficina por um prazo maior.
Isto se torna necessário para realizar reparos mais sérios, originados pela falta de manutenção. Veja o que diz Giseli Barbosa Anversa, Product Manager da Unidade Indústria da Construção da Softplan:
“Infelizmente, é bastante comum que empresas não cumpram, ou mesmo não elaborem, um Plano de Manutenção. E, desta forma, o equipamento apresenta depreciação acelerada e gera custos imprevistos durante sua vida útil.”
Falta de registros das paradas e manutenções
Não registrar adequadamente as manutenções e paradas dos equipamentos é outra falha bastante comum. Isto faz com que os custos de uso, operação e manutenção dos equipamentos seja distorcido e os gestores percam a possibilidade de análise crítica de uso.
A longo prazo, perder estes registros dificulta as análises de viabilidade entre aquisição ou locação de equipamentos.
Também deixa uma grande dúvida: qual o valor justo de depreciação e valor residual de um bem? Esta pergunta tem resposta mais clara quando existe um bom registro de uso e manutenção de um ativo. Ele permite identificar facilmente os custos realizados ao longo da vida útil de um bem.
Sistema de gestão é um fator-chave
Você deve estar querendo saber agora o que fazer, então, para administrar com eficiência seus ativos, não é mesmo:
Para começar, tome providências efetivas em relação a estes aspectos que eu citei, como o plano de manutenção. Certamente, você vai notar uma melhora gritante, logo os benefícios começarão a aparecer.
Um fator-chave, que você não pode esquecer, para uma gestão eficiente dos ativos é a adoção de um sistema de gestão voltado para isso. Com um ERP como o Sienge Platform o gerenciamento passa ser totalmente técnico, acabam os improvisos e as decisões apenas intuitivas.
O Sienge é um sistema de gestão de ponta, totalmente automatizado, que integra e alinha as operações de todas as áreas de uma construtora ou incorporadora.
Ele é estruturado em módulos, como Engenharia, Suprimentos, Contabilidade Fiscal, Recursos Humanos e inclui um específico para a Gestão de Ativos.
Você vai se surpreender com todas as facilidades que ele pode trazer para esta e as demais áreas da gestão de uma empresa. Veja o que ele faz, exatamente, em relação aos quatro principais problemas na gestão dos ativos.
1- Gerenciamento de todo o Ciclo de Vida
O Sienge proporciona o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos ativos, desde sua aquisição até o seu descarte. Sem este controle a empresa pode perder a rastreabilidade de seus bens e sofrer perdas financeiras significativas por isto.
Este problema o Sienge soluciona fornecendo mais controle e transparência na gestão destes bens. Ele fornece, por exemplo: o registro dos bens móveis e imóveis, a gestão na movimentação dos bens, planos e registros de inventários, gestão dos bens ativos, baixados e em manutenção.
2- Controle do Patrimônio
O sistema Patrimônio, que integra a Gestão de Ativos do Sienge, permite gerenciar os bens patrimoniais da empresa, suas movimentações entre centros de custo, avaliações e baixas.
Ele auxilia na prevenção de perdas de equipamentos por falta de conservação ou de informações sobre a localização.
Também diminui imprevistos durante o andamento de uma obra ou processo, controla e detalha os bens da empresa por marca, modelo, placa, forma de incorporação, estado de conservação e potência.
Possibilita ainda todo o acompanhamento contábil do patrimônio fazendo as depreciações, bem como planos e registros dos inventários.
3- Utilização de Frotas e Equipamentos
Pelo Sienge, é possível registrar as utilizações dos equipamentos, cadastrando o local de uso (obra ou unidade construtiva), facilitando o rateio de custos do patrimônio.
Além disso, é possível registrar o abastecimento interno, que é aquele realizado em tanques de combustíveis próprios da empresa, no pátio de máquinas. E, ainda, registrar os abastecimentos externos, em postos comerciais.
Identificar o consumo médio de combustíveis e ter critérios de aprovação para abastecimentos externos, aumenta o controle de uma das principais despesas para equipamentos de qualquer porte.
4- Planos de Manutenção
Na funcionalidade de Manutenções, o gestor pode criar Planos de Manutenção que auxiliam no gerenciamento dos equipamentos e otimizam a criação de Ordens de Serviço de Manutenção. Estas ordens fazem a apropriação dos custos gerados nos serviços de manutenção, facilitando a apropriação de despesas de toda a gestão.
5- Locação de Equipamentos
Neste item tão complicado, através do Sienge o gestor pode criar solicitações de equipamentos terceirizados. Elas deverão ser aprovadas para que se autorize a mobilização deste maquinário.
Tanto o sistema de “Frotas e Equipamentos” quanto o “Locação de Equipamentos” tem como principal objetivo facilitar a gestão de equipamentos próprios e terceirizados. Para isso, eles oferecem informações como:
- Histórico de uso;
- Disponibilidade;
- Horas produtivas e improdutivas;
- Consumo de combustíveis, lubrificantes e material desgastante;
- Disponibilidade de equipamentos;
- Reservas e locações.
Antes de chegar à conclusão, deixe eu apresentar uma ótima sugestão para você, o nosso E-book “Tudo sobre ERP – Sistema de gestão ideal para empresas de construção”.
Excelência na administração
As despesas com ativos, especialmente equipamentos, representam uma parcela considerável dos custos indiretos de uma obra. E nós sabemos que, muitas vezes, a única margem de lucro que alguns projetos dispõem estão ligadas à gestão eficiente destes custos.
Portanto, o sucesso das empresas depende enormemente que suas instalações e equipamentos realizem de forma confiável as operações planejadas.
A gestão qualificada dos ativos pode marcar uma nova era de excelência na administração dos seus negócios. Conte com o nosso apoio para isso. Com um recurso como o Sienge você ganha em eficiência e produtividade, para cumprir as suas metas com mais segurança.
Obrigado pela leitura. Espero que tenha gostado do nosso contéudo e se precisar de mais informações ou quiser uma demonstração, basta fazer contato.
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