Fazer uma planilha de composição de custos para licitação, seja no Excel ou em outras ferramentas, é um ótimo método para alcançar mais precisão, competitividade e conformidade em processos licitatórios.
Essa ferramenta reúne todos os custos envolvidos na execução de um projeto — desde insumos, mão de obra e equipamentos até tributos e encargos — e serve como base para a proposta orçamentária apresentada ao contratante público.
No entanto, muitos profissionais da Construção Civil ainda relatam uma realidade desafiadora: o orçamento apresentado na proposta muitas vezes não se sustenta no canteiro de obras. Isso ocorre porque, ao iniciar a construção, nota-se uma realidade diferente do previsto, fazendo com que o orçamento inicial precise ser refeito em conjunto com o fiscal da obra, gerando retrabalho e, em alguns casos, prejuízos.
Essa desconexão entre o que chamamos de “orçamento de venda” e o “custo real da obra” pode ser muito prejudicial, comprometendo a margem de lucro da empresa e o cumprimento de prazo do contrato. É neste sentido que a elaboração de uma planilha de composição de custos eficiente e específica para licitação se torna essencial.
Neste artigo, nós vamos mostrar um passo a passo de como criar essa planilha da melhor forma, como fazer o acompanhamento da mesma, quais os erros mais comuns que precisam ser evitados e muito mais. Boa leitura!
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Como deve ser a composição de custos para licitação?
A composição de custos para licitação deve ser precisa, transparente e atender às exigências do edital. Isso porque ela representa a base da proposta e precisa refletir fielmente os custos diretos e indiretos envolvidos na execução do contrato.
Ou seja, qualquer erro ou omissão nessa etapa pode comprometer a viabilidade financeira do projeto e até mesmo resultar em desclassificação.
Além de servir como referência para o preço ofertado, essa planilha também é usada para demonstrar que o valor apresentado no certame é viável, praticável no mercado e que a execução não resultará em prejuízo para a contratada.
Assim, os principais elementos que compõem a composição de custos são:
- mão de obra;
- materiais;
- equipamentos;
- encargos sociais;
- transporte;
- aluguel de máquinas;
- administração local e central;
- seguros;
- tributos;
- despesas operacionais (como energia, água, internet e depreciação de ferramentas, quando aplicável).
A esses valores, soma-se o BDI (Bonificação e Despesas Indiretas), que incorpora margem de lucro, riscos e despesas indiretas como outros impostos e custos administrativos.
Uma particularidade importante nas licitações públicas é que o orçamento apresentado deve seguir critérios padronizados, muitas vezes baseados em tabelas de referência como o SINAPI, SICRO ou orçamentos próprios definidos em edital.
Além disso, é necessário manter a compatibilidade entre o orçamento e os projetos fornecidos, respeitando composições unitárias e critérios técnicos.
Outro ponto de atenção é a rastreabilidade dos dados utilizados. Sempre que possível, deve-se anexar memórias de cálculo, fontes de preços e justificativas para itens fora do padrão. Isso facilita a defesa da proposta em caso de questionamentos e reduz a necessidade de retrabalho com o fiscal da obra após a contratação.
Para elaborar a planilha de composição de custos para licitação, o Excel pode ser uma boa opção, dependendo do nível de detalhamento que você precisa.. Vamos ver abaixo um passo a passo para você fazer isso da melhor forma.
Como elaborar uma planilha de composição de custos eficiente
Para que uma planilha de composição de custos para licitação no Excel seja realmente eficiente, ela precisa ir além da simples inserção de valores. É necessário estruturar corretamente as informações, viabilizar a rastreabilidade dos dados, aplicar fórmulas consistentes e, além de tudo, manter coerência com os critérios definidos no edital.
A seguir, detalhamos um passo a passo para você criar a sua planilha.
1. Defina a estrutura da planilha com base no edital
Antes de qualquer coisa, analise o edital da licitação. Verifique se há modelo de planilha obrigatório, sistema de referência (como SINAPI ou SICRO) e exigências específicas quanto à apresentação dos custos. No Excel, organize abas ou linhas separadas para: insumos, composições, resumo de custos, BDI e memória de cálculo. Utilize formatações e proteções adequadas para manter a integridade das fórmulas e facilitar a navegação.
2. Elenque todos os serviços e composições
Liste detalhadamente todos os serviços previstos no projeto, dividindo-os por etapas (terraplanagem, fundações, alvenaria etc.). Para cada serviço, associe uma composição de custo que contenha os insumos necessários. Essa associação deve estar alinhada com bases técnicas reconhecidas ou critérios próprios do contratante.
3. Detalhe os insumos com unidades, coeficientes e preços
Na aba de insumos do Excel, registre cada item com unidade de medida, quantidade por serviço (coeficiente) e preço unitário. Utilize fontes oficiais (como tabelas SINAPI) e, quando necessário, justifique valores fora do padrão com orçamentos ou cotações anexas. A rastreabilidade desses dados é essencial em auditorias.
4. Aplique fórmulas para cálculo automático
Automatize o cálculo do custo total por serviço multiplicando coeficientes e preços unitários. Em seguida, utilize somatórios para agrupar os custos por etapa e gerar o custo total da obra. Use referências oficiais e nomes de intervalos no Excel para facilitar a manutenção da planilha.
5. Calcule e aplique o BDI corretamente
Crie uma aba específica para o BDI, detalhando todos os componentes: administração central, riscos, seguros, tributos, lucro etc. Aplique o percentual calculado sobre o custo direto total para obter o valor de venda da proposta. Evite aplicar um BDI genérico, pois cada licitação pode exigir composições distintas.
6. Monte o resumo e valide a planilha
Agrupe os dados finais em um resumo com os valores por etapa, custo direto, BDI e preço final da proposta. Utilize tabelas dinâmicas e validações de dados no Excel para uma maior consistência entre as abas e facilitar revisões. Sempre teste os resultados e revise fórmulas antes de finalizar.
7. Implemente controle de versões e atualizações
Acompanhar a evolução da proposta é fundamental, especialmente em licitações complexas. Utilize uma aba de controle de versões ou salve cópias com data e alterações destacadas. Após a adjudicação, essa mesma planilha poderá ser usada para comparação com o orçamento executado no ERP.
A boa notícia é que hoje em dia existem meios mais rápidos e automatizados para fazer a composição de custos, sem que você precise fazer sozinho a aplicação de fórmulas ou a organização das informações. Mas isso nós falaremos um pouco mais adiante.
Erros mais comuns e como evitar
Na elaboração de uma planilha de composição de custos para licitação no Excel, erros aparentemente simples de Engenharia de Custos podem comprometer a competitividade da proposta, gerar prejuízos ou até mesmo resultar na desclassificação da empresa.
A seguir, listamos os equívocos mais recorrentes e como evitá-los.
1. Utilizar composições genéricas ou desatualizadas
Adotar composições de preços que não refletem as condições reais da obra pode gerar distorções graves. Portanto, sempre utilize tabelas de referência atualizadas e adapte os coeficientes técnicos conforme a realidade do projeto. Lembre-se de fazer revisões periódicas das composições padrão.
2. Omitir encargos, tributos ou itens obrigatórios
Esquecer encargos sociais, seguros, mobilização ou tributos pode tornar a proposta inviável financeiramente. Utilize checklists e valide o BDI com atenção para não deixar de fora itens exigidos no edital.
3. Inconsistência entre os quantitativos da planilha e o projeto executivo
É comum que o orçamento seja elaborado com base em estimativas, mas nas licitações públicas os quantitativos devem refletir fielmente os projetos fornecidos. Divergências podem gerar retenção de valores (glosas), impugnações ou necessidade de retrabalho após a contratação.
4. Aplicação incorreta do BDI
Calcular o BDI com percentuais arbitrários, sem base em uma metodologia clara, pode comprometer a formação do preço. Isso pode gerar margem insuficiente ou valores fora do mercado, afetando a competitividade da construtora ou incorporadora no processo.
5. Falta de rastreabilidade e documentação de apoio
A ausência de memórias de cálculo, cotações e fontes confiáveis pode dificultar a defesa da proposta em caso de auditorias ou pedidos de esclarecimento. Mantenha registros organizados e vinculados à planilha.
Evitar esses erros é essencial para garantir a viabilidade da proposta, manter a saúde financeira do contrato e fortalecer a reputação da empresa em licitações públicas.
Ferramentas e boas práticas para a composição perfeita
Criar e manter uma planilha de composição de custos para licitação no Excel exige organização, precisão, uma boa gestão de custos e atualização constante. Para que a planilha seja funcional e confiável, algumas boas práticas devem ser seguidas. Vamos a elas:
Siga um modelo padronizado
Sempre que possível, utilize padrões de referência, como os definidos pelo SINAPI, SICRO e ORSE, ou o modelo exigido no edital. Isso evita problemas de compatibilidade e facilita a validação da proposta pelo órgão contratante. Além disso, trabalhar com um modelo padronizado melhora a clareza e facilita a análise dos dados durante auditorias ou revisões.
Utilize abas separadas para organização
A estrutura da planilha deve ser organizada para facilitar o acesso às informações e evitar confusão. Por isso, o ideal é dividir os dados em abas, como:
- Identificação do empreendimento: nome da obra, localização, contratante e número do processo;
- Composição de custos: detalhamento dos serviços e insumos utilizados;
- Tabela de insumos: cadastro de preços unitários atualizados regularmente;
- Cálculo do BDI: administração central, tributos e margem de lucro;
- Resumo financeiro: custo total, percentual de execução e desembolso acumulado.
Essa separação melhora a rastreabilidade dos dados e facilita a atualização da planilha conforme necessário.
Automatize cálculos com fórmulas avançadas
O uso de fórmulas no Excel reduz erros manuais e torna a análise dos custos mais eficiente. Algumas funções essenciais incluem:
- SOMASES: consolida custos por etapa da obra;
- PROCV/XLOOKUP: busca preços atualizados de insumos cadastrados;
- ÍNDICE e CORRESP: vincula dados entre diferentes abas;
- Validação de Dados: evita inserção de valores incorretos e traz consistência para a planilha.
Além disso, utilizar tabelas dinâmicas permite gerar relatórios detalhados e facilita a atualização de valores sem precisar reconfigurar toda a planilha.
Controle versões e revisões
A planilha pode passar por diversas modificações ao longo do tempo, seja na fase de elaboração da proposta ou durante a execução do contrato. Para evitar erros e garantir uma boa gestão dos custos, é essencial manter um controle de versões.
- Registre as datas de cada modificação e quais alterações foram feitas.
- Utilize ferramentas como Google Drive ou OneDrive para armazenar e compartilhar a planilha, oferecendo salvamento automático e acesso remoto.
- Caso trabalhe com uma equipe, defina permissões para evitar edições indevidas.
- Ter um histórico bem documentado permite corrigir rapidamente possíveis inconsistências e facilita auditorias internas.
Integre a planilha com um ERP para Construção Civil
Se a empresa já utiliza um sistema ERP, a integração da planilha com o software de gestão pode otimizar o acompanhamento dos custos. Muitos ERPs permitem importar composições de custos diretamente do Excel, facilitando o monitoramento da execução financeira do contrato e a comparação entre valores planejados e realizados.
A integração também reduz a necessidade de lançamentos manuais, evitando retrabalho e minimizando erros no controle financeiro da obra.
A composição de custos pode ser feita, também, diretamente em softwares específicos para orçamentos na Construção Civil. Um ótimo exemplo é o Sienge eCustos, uma ferramenta que permite a realização de orçamentos com insumos e composições de preço para garantir mais previsibilidade de segurança nas informações.
Utilize uma planilha pronta e automatizada
Como você viu, elaborar uma planilha de composição de custos do zero exige tempo, conhecimento técnico e atualizações frequentes para manter os cálculos corretos. Uma alternativa eficiente é utilizar uma planilha pronta e automatizada, desenvolvida com fórmulas já aplicadas, estrutura organizada e compatibilidade com tabelas oficiais de referência como o SINAPI.
Pensando em facilitar o seu trabalho, nós desenvolvemos um modelo exclusivo de planilha de composição de custos no Excel. A ferramenta já vem pronta, e é projetada justamente para facilitar os cálculos, trazer boa rastreabilidade e permitir um acompanhamento mais ágil dos desembolsos da obra.
