A gestão de restrições de um projeto tem ganhado cada vez mais relevância na Indústria da Construção. Devido à complexidade e a necessidade de precisão intrínsecas ao setor, a identificação e eliminação dos problemas encontrados no caminho são fundamentais para garantir o cumprimento dos cronogramas e a otimização dos recursos.
Nessa jornada de executar as ações conforme o planejado, é extremamente importante que você tenha previsibilidade sobre o seu negócio, e isso você só vai conseguir utilizando os métodos, critérios e indicadores certos para identificar e eliminar restrições.
Quanto mais você diminui as restrições na gestão de obras, mais resultados positivos e lucratividade você vai conseguir alcançar.
Como consigo fazer isso? A resposta é simples: a conexão existente entre o planejamento e a prática. Mas antes de entender essa parte, precisamos compreender a importância da identificação das restrições, e como fazer esse processo da melhor forma. E é isso que nós veremos neste artigo.
O que são restrições de um projeto?
Sabemos que, às vezes, durante o desenvolvimento das atividades cotidianas, nos deparamos com algumas restrições, ou seja, tudo aquilo que pode atrapalhar na execução das atividades, seja no âmbito dos materiais, da mão de obra ou da própria empresa.
A restrição, portanto, não se limita apenas à questão de caráter técnico, mas permeia também a comunicação e o gerenciamento de projetos, no geral. Ou seja, é qualquer fator que pode atrapalhar o alcance de um bom desempenho.
Logo, entre o planejamento e a execução, existem esses imprevistos que podem atrapalhar o curso da obra. No entanto, se você elimina aquilo que pode atrapalhar, você tem um caminho livre para atingir o objetivo almejado.
Sendo assim, a eliminação dos obstáculos está diretamente ligada com um desempenho máximo dentro da sua obra. Daí vem a importância de se identificar o que está acontecendo dentro da sua empresa e quais restrições estão sendo apresentadas.
Pessoas não são máquinas, logo, vão existir imprevistos, restrições e elementos fora do planejado que devem ser gerenciados da melhor forma possível. Afinal, quando você identifica o que não está dando certo e quais os causadores desse imprevisto, é muito mais fácil conseguir mudar de estratégia e alcançar melhores resultados.
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8 dicas de como gerenciar premissas e restrições em projetos
Na maioria das vezes em que um problema ocorre na obra, costuma-se criar uma relação direta de causa e efeito, culpando operários, equipes terceirizadas ou até a liderança do engenheiro residente. No entanto, e se o problema estiver relacionado à falta de gestão?
Antes da produção começar, os operários precisam verificar materiais, conferir planos de ataque e analisar projetos. Esses obstáculos (chamados de restrições), muitas vezes parecem pequenos, mas impactam diretamente a eficiência da obra.
Para ilustrar essa ideia, podemos fazer um paralelo com uma corrida: o recorde mundial dos 400 metros rasos é de 43,03 segundos, enquanto nos 400 metros com barreiras é de 45,94 segundos. Essa diferença de aproximadamente 6% pode parecer pequena, mas aplicada a uma obra de 10 milhões pode representar um prejuízo de 600 mil reais!
Dessa forma, identificar e eliminar esses problemas antes da produção se iniciar é essencial. Utilizando o que já abordamos aqui sobre identificação, categorização e gerenciamento de restrições, compilamos um passo a passo completo de ações. A seguir, apresentamos 8 dicas para tornar o gerenciamento de premissas e restrições em projetos mais eficiente:
1. Envolvimento da equipe na identificação das restrições
O primeiro passo para que seja possível retirar as barreiras é identificá-las. Para tanto, é interessante utilizar a metodologia de gerenciamento de riscos. Importante salientar que riscos não são somente situações negativas, mas podem também ser oportunidades de eficiência para a obra.
Para identificar e listar as ameaças (riscos negativos) e oportunidades (riscos positivos) o interessante a se fazer são reuniões com toda a equipe envolvida no projeto (escritório, obra, projetistas, consultores…).
Isso porque, ao envolver a equipe, se dá abertura para que todos se lembrem de situações ocorridas em projetos passados. Além disso, permite a análise criteriosa dos projetos e demais documentos do empreendimento para identificar situações passadas que podem ocorrer novamente em outros projetos.
2. Organização e categorização
Essas situações identificadas estarão relacionadas a diferentes categorias: licenças, projetos, materiais, planejamento, orçamento, entre outros. Por isso, como 2º passo, é muito importante categorizar cada ponto levantado em reunião dentro de grupos.
A organização dessas restrições permite um direcionamento melhor das ações corretivas, evitando impactos negativos no andamento da obra. Uma maneira eficiente de fazer isso é utilizar a metodologia dos 4 pilares da gestão de obras, que classifica as restrições em quatro categorias principais:
- Prazo: restrições que afetam o cronograma da obra, como atrasos na entrega de materiais, falta de mão de obra ou imprevistos climáticos.
- Custo: obstáculos relacionados ao orçamento, como aumento inesperado de preços, desperdício de materiais ou erros no planejamento financeiro.
- Qualidade: problemas que comprometem o padrão técnico da construção, como falhas na execução, uso de materiais inadequados ou retrabalho.
- Segurança: restrições ligadas à integridade dos trabalhadores e ao cumprimento das normas regulamentadoras, como falta de equipamentos de proteção ou treinamentos insuficientes.
No entanto, para que essas restrições sejam devidamente identificadas, outros três elementos são essenciais: 1) o planejamento e a prática, 2) uma execução efetiva e 3) tudo isso feito com uma mão de obra qualificada. Afinal, já falamos inúmeras vezes aqui que a Construção Civil é formada por pessoas.
Uma dica aqui é que esses grupos sejam similares aos setores e funções existentes na empresa. Exemplo: caso a empresa tenha departamentos de engenharia, projeto e planejamento, separar as restrições em riscos de engenharia (escopo, métodos construtivos, problemas no canteiro), projetos (licenças, detalhamento de projetos, prazo de entrega de memoriais) e planejamento de obra (prazos, compras, plano de ataque).
3. Insira as restrições em um quadro
Após a identificação e categorização de todas as restrições, basta inseri-las em um mural ou um quadro digital disponível por alguma ferramenta, como a Prevision, utilizando o modelo Kanban.
Neste método, os murais costumam ser divididos em três seções: A fazer, Fazendo, Concluídos. Outras etapas, como “em análise”, “em desenvolvimento” e “em revisão” ainda podem ser inseridas, de acordo com o fluxo desejado.
Definidas as etapas, divide-se o quadro em colunas, inserindo os cartões com as primeiras restrições e suas informações na primeira coluna.
A partir daí, quando uma etapa da tarefa é concluída, o cartão pode ser deslocado para a etapa seguinte, até que a restrição seja eliminada. Dessa maneira, todas as pessoas terão acesso às suas responsabilidades e uma visão clara de prazos e prioridades. Depois é só manter reuniões periódicas de avaliação do planejamento e alinhamento.
Uma dica para gerar mais engajamento da equipe é fazer uma análise de remoção de restrições através de indicadores, como o percentual de atividades eliminadas pelo total, e estabelecer metas de cumprimento para os responsáveis.
Para se aprofundar mais no tema, confira abaixo um estudo de caso sobre a aplicação da gestão de restrições com uso de tecnologia e melhoria contínua em uma construtora, baseando-se nos princípios da filosofia Lean e de Planejamento e Controle da Produção.
Índice de remoção de restrições como indicador de performance
O Índice de remoção de restrições (IRR) é um indicador importante, que ajuda no monitoramento das restrições. Ou seja, todas as restrições identificadas e ações pautadas para eliminá-las.
É ele que vai avaliar a eficácia dessa gestão. Com um bom gerenciamento de restrições, você começa a conseguir avaliar a performance das suas equipes e das suas obras no geral, adquirindo um olhar mais claro do seu projeto, e consequentemente melhores resultados.
4. Definição de restrições prioritárias
Após essa organização, o grande grupo (toda a empresa) ou os grupos menores (departamentos) se reúnem para identificar quais riscos serão tratados (resolvidos antecipadamente) e quais não serão resolvidos.
Isso porque o planejamento e a prática devem andar juntos e se complementar no gerenciamento de riscos. Para isso, as ferramentas e sistemas da sua construtora precisam estar devidamente integrados às rotinas de gerenciamento e às metodologias de gestão, garantindo que o resultado esperado de fato aconteça.
Com a correria do dia a dia, é muito importante definir o foco. Para ajudar nisso, utiliza-se uma equação que é: grau de severidade = impacto x probabilidade de ocorrência. Ou seja, gasta-se energia para tratar situações que tenham um grande impacto e grande chance de ocorrer na obra. Portanto, leve em consideração os passos:
- Defina quais são as prioridades no momento – ou seja, qual será o foco;
- Liste as ações essenciais para resolver essas prioridades;
- Organize as ações em ordem de urgência.
Exemplo: é identificado em reunião que historicamente (probabilidade alta) a empresa tem problemas relacionados à falta de material na obra e isto ocasiona atrasos na execução (impacto). Sendo assim, um dos focos do departamento de planejamento é a elaboração de um planejamento de compras.
Contar com um cronograma bem estruturado – seja digital ou no papel – também facilita a gestão e ajuda a acompanhar o andamento das tarefas.
5. Plano de ação e responsabilidades
Já ouviu falar que para cada ação há uma reação? Pois bem, no nosso caso, para cada restrição você deve ter uma reação.
Cada restrição é composta por algum ponto que pode atrapalhar o projeto. Sendo assim, é importante ressaltar que apenas a identificação desses obstáculos não vai garantir retorno e resultado. É preciso que você saiba como agir diante deles.
Então, após a identificação e categorização das restrições, hora de colocar a mão na massa e planejar ações dinâmicas e práticas. Aqui destacam-se dois pontos:
- O plano de ação tem que ser simples e eficaz. As melhores respostas são as mais despretensiosas e que consomem menos energia.
- Um responsável para cada plano de ação. É a velha máxima: cão com dois donos morre de fome.
Delimite, por exemplo, quem será o responsável por executar essas ações e estabeleça um prazo, alinhando todo o processo para garantir que o planejamento saia do papel.
6. Utilização de premissas
Para alguns riscos, o plano de ação a ser tomado é incerto, ou então, não pode ser aplicado antes do início da execução. Nesses casos adota-se a estratégia das premissas. Premissas são verdades estipuladas dentro do contexto atual. Um exemplo prático e comum é adotar como premissa que todos os projetos estão corretos e compatibilizados.
7. Uso de tecnologias para gerenciamento de restrições
A utilização de softwares de planejamento de obras como a Prevision facilita muito o controle desses riscos. Uma vez que consegue-se atribuir datas para resolver as restrições vinculadas ao planejamento. E, ao elaborar o replanejamento, a gestão de restrições também é alterada automaticamente.
8. A prática leva à perfeição
No início, poucas restrições serão identificadas, porém, ao longo do tempo, em cada situação que acontecer é importante realizar o registro para que no futuro já se tenha o risco e o plano de ação mapeados. Aqui, novamente, a utilização de um software facilita muito!
Isso porque, para garantir que esses benefícios sejam replicados em novos projetos, é preciso documentar e integrar as lições aprendidas no processo de planejamento desde o início. A criação de um histórico de restrições e a adoção de um sistema de retroalimentação contínua ajudam a empresa a aprimorar constantemente a abordagem e estar melhor preparada para enfrentar os desafios de futuros projetos. E fazer tudo isso com a ajuda da tecnologia traz muito mais segurança e agilidade para o processo.
A gestão eficaz de restrições não é apenas uma técnica de curto prazo, mas uma estratégia que pode transformar a maneira como as obras são conduzidas, resultando em maior eficiência, menor risco de atrasos e melhor utilização dos recursos disponíveis.
Benefícios de uma gestão eficiente de restrições
Os benefícios tangíveis de um gerenciamento de restrições eficaz são evidentes em diversas áreas de um projeto de construção. Entre os principais benefícios estão:
- Transparência e confiabilidade: a implementação de tecnologias avançadas melhora significativamente a visibilidade do processo. Isso garante que todos os envolvidos no projeto tenham acesso às mesmas informações e possam entender com clareza o que precisa ser feito e quando.
- Integração e comunicação: a colaboração entre diferentes setores é aprimorada, minimizando as falhas de comunicação, que são frequentemente identificadas como um dos maiores desafios em obras de construção.
- Automatização e eficiência: a automação dos processos reduz substancialmente o tempo gasto em tarefas manuais, como a atualização de cronogramas, além de diminuir a incidência de erros humanos, resultando em uma gestão de restrições mais eficiente.
- Gestão de equipes: com uma visão detalhada das responsabilidades de cada membro da equipe, os gestores podem alocar recursos de forma mais estratégica, assegurando que todos os envolvidos estejam alinhados com os objetivos do projeto.
Execução e mão de obra
Após entender o que são as restrições, e uma breve reflexão sobre o planejamento e a prática dentro da sua gestão de obras, é chegada a hora de falarmos sobre a importância da mão de obra qualificada.
De que adianta a eliminação das restrições, um planejamento pautado em ações práticas, se a mão de obra não estiver preparada para o que vier pela frente?
O gestor também tem um papel importante e é o responsável por capacitar a sua equipe, dentro dos processos que precisam ser executados na obra, sejam eles de custo, prazo, qualidade ou segurança. Formar novos líderes, dentro do campo de obra, é uma estratégia que, além de trazer crescimento para a equipe, otimiza o trabalho a ser desenvolvido.
Educação e conhecimento elevam a produtividade, tanto no âmbito profissional, quanto no âmbito financeiro. Logo, a cultura de aprendizagem implementada diariamente dentro da equipe, juntamente com treinamentos voltados para a gestão de obras com base na metodologia dos 4 pilares, liderança e gestão de equipes são pontos-chave capazes de fornecer resultados satisfatórios.
A partir do momento que você capacita o seu time, você estará, automaticamente, se capacitando, implementando uma metodologia de gestão, direcionando todos os profissionais que atuam com você para ações conscientes e planejadas, tornando o trabalho muito mais produtivo.
Conclusão
Implementar uma gestão eficiente de restrições exige constância e alinhamento entre o que foi planejado e o que está sendo executado. Apenas identificar os obstáculos não é suficiente – é fundamental agir, definindo prioridades, atribuindo responsabilidades e acompanhando o progresso das soluções.
O gestor de obras, que organiza seu tempo e suas ações com rotinas de gerenciamento bem estruturadas, possui maior controle sobre os processos e melhora a performance do projeto. Isso impacta diretamente a produtividade, a qualidade e a previsibilidade das entregas, reduzindo falhas e desperdícios.
Além disso, ao registrar e analisar cada restrição, a empresa constrói um histórico valioso que permite aperfeiçoar continuamente sua gestão. A experiência acumulada se torna um diferencial competitivo, tornando as obras mais ágeis e bem planejadas.
Portanto, enxergue a gestão de restrições como uma ferramenta muito útil para o crescimento do seu negócio. Quanto mais eficiente for esse processo, melhores serão os resultados da sua empresa e mais organizada será sua rotina de trabalho.
