O gerenciamento dos materiais de construção e suprimentos de maneira geral, você sabe, é uma tarefa complicada e de importância gigantesca em qualquer canteiro de obras.
Afinal, uma empresa não pode realizar suas obras sem os materiais e prestadores de serviços com a qualidade exigida, na hora certa e na quantidade certa, não é mesmo?
Erros de administração nessa área são a receita infalível para o fracasso de um empreendimento.
A falta de insumos pode provocar atrasos e prejuízos irreversíveis no andamento das obras. Nos piores casos, até mesmo multas e o cancelamento de contratos.
Também não podem acontecer compras ou contratações desnecessária, que significam o desperdício do capital da empresa.
Mas como administrar a área de suprimentos com a eficiência necessária?
Eu vou lhe mostrar que a melhor resposta para isso está num sistema automatizado de gestão. Como o Sienge Plataforma, que tem na sua estrutura o módulo de Suprimentos.
Continue a leitura e você vai ver que essa tecnologia representa a alternativa que você sempre esperou para ter segurança total na gestão dos seus insumos.
Gerenciamento de suprimentos com ERP
A experiência que eu tenho com o Sienge mostra que mais de 50% do uso desse software é aplicado no gerenciamento dos suprimentos e nas contas a pagar e a receber.
Isso dá bem uma ideia da extrema importância dos materiais e serviços para a construção. Também mostra a capacidade do Sienge de responder às necessidades das empresas nesse quesito.
Mas o que é, exatamente, o Sienge?
Trata-se de um sistema integrado de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning), com capacidade de integrar todas as áreas das construtoras ou incorporadoras de qualquer porte.
É um software que já conta com um alto grau de aceitação no mercado, com mais de três mil clientes no País.
Na prática, ele automatiza e sincroniza todas as operações das empresas, fazendo com que suas mais diversas áreas se comuniquem entre si.
Quando um dado novo é inserido no sistema de um determinado setor, ele é imediatamente repassado aos demais setores. E todos alinham seus procedimentos a essa nova informação.
Para entender melhor a robustez do Sienge, é importante você saber que ele é composto por nada menos que 12 módulos interligados.
Entre eles:
- Engenharia
- Suprimentos
- Financeiro
- Contabilidade Fiscal
- Gestão de Ativos
- Suporte a Decisão
- Gestão da Qualidade
- Recursos Humanos
- Segurança
Cada módulo tem inúmeras funcionalidades. Mas vamos nos deter no tema desse artigo que é o módulo de Suprimentos, certo?
Você vai ver que o Sienge integra totalmente o setor de suprimentos com as demais áreas da empresa.
Ele integra também a empresa com seus fornecedores, de modo que os insumos estejam disponíveis nos canteiros de obras, na hora certa e nas quantidades corretas.
Ao final, isso minimiza os custos globais dos empreendimentos e facilita que seja cumprido o planejamento de cada obra.
Automatização dos processos com o Sienge Suprimentos
Agora você vai ver que o módulo Suprimentos do Sienge automatiza e agiliza várias operações fundamentais da empresa.
Ele se integra muito bem com o módulo de Engenharia, tanto com o Orçamento, quanto com o Planejamento.
Todo o processo de Compras é também muito bem integrado com as Contratações e também com o controle de estoque.
Além disso, existe o casamento do Suprimentos com o módulo Financeiro, pois tudo que é adquirido é lançado automaticamente nos módulos Contas a Pagar.
Você vai gostar de saber que o módulo Suprimentos do Sienge:
- Automatiza o desdobramento do planejamento, uma vez que registra o momento de realizar as compras. E as pessoas que precisam fazer isso são notificadas pelo próprio sistema conforme o cronograma previsto.
- Torna o processo de aprovação mais rápido, pois não é preciso buscar cada uma das pessoas envolvidas, já que a solicitação é enviada a todos automaticamente.
- Acelera as cotações de preços através do Portal do Fornecedor, que notifica os fornecedores que poderão suprir a necessidade do canteiro de obras com os produtos especificados .
- Facilita o controle dos contratos e a evolução dos serviços prestados através das medições, com todas as informações vinculadas ao plano financeiro.
- Faz o controle automático dos estoques, ou seja, a cada liberação de pagamento de compras o sistema faz o lançamento da entrada do material no almoxarifado.
Continue a leitura, pois vou explicar melhor para você os aspectos mais importantes desses itens.
Gestão de Suprimentos: Compras
A construtora decide se a obra é viável, qual o retorno que vai ter, elabora um orçamento e com base nisso faz seu planejamento.
O módulo de Compras começa a funcionar num ponto chamado Necessidade de Compra, que é um um desdobramento do planejamento que é feito no módulo de Engenharia do Sienge.
Isto cria um desdobramento, a Necessidade de Compra, que é a primeira etapa do Compras.
Essa informação da necessidade de compras é importante para ajudar o engenheiro, o comprador, e todos que estão planejando a obra, a saber o que precisa ser adquirido.
Também auxilia na hora de decidir quais serviços precisam ser contratados, bem como os valores previstos para serem investidos nestes insumos e serviços.
Sistema flexível
O profissional encarregado de fazer a compra será informado pelo sistema, nas datas previstas, do que precisa comprar.
Lógico, como você sabe muito bem, às vezes nem tudo sai exatamente como se planeja. São necessárias novas decisões, correções de rumo, mas o sistema é flexível o suficiente para gerenciar os imprevistos também.
Com a necessidade de compra definida, passamos à outra etapa que é a Solicitação de Compra, quando é feita a Cotação do serviço ou do insumo.
Após a Cotação, é realizado o Pedido e em seguida o sistema recebe a nota, sendo que ele trabalha também com a Nota Fiscal Eletrônica. Por fim, acontece a liberação do pagamento.
Antes de continuar, tenho uma ótima sugestão para você: o nosso Ebook com o “Guia Completo do Processo de Compras”, que você pode baixar gratuitamente. É só clicar na imagem.
Com esse material você vai saber como planejar as compras da empresa, conhecer os principais fatores para avaliar no momento da compra, aprender técnicas de negociação e os principais cuidados a tomar nessa tarefa.
Portal do Fornecedor
O Portal do Fornecedor é um extraordinário complemento do sistema de Compras, que torna a cotação dos materiais muito mais fácil. Não é preciso gastar tempo procurando os fornecedores.
Basta selecionar os mais adequados à necessidade do momento que eles recebem uma notificação automática, por email, contendo a relação de produtos a serem cotados.
A mensagem contém um link para que preencham informando os seus valores, as condições de pagamento e condições de entrega. Com essas informações, pode-se partir para uma negociação direta com quem for pré-selecionado.
Valores e demais condições ficam registrados no banco de dados. Isso ainda ajuda na implementação da política de compliance na empresa, tão necessária nos dias de hoje, quando se exige maior transparência nos negócios.
A partir do histórico de compras e cotações, você consegue:
- Acompanhar a qualidade e a conformidade dos materiais dos fornecedores já utilizados.
- Diminuir os gastos pós-obra causados por produtos de baixa qualidade ou com defeito.
- Melhorar o fluxo de caixa através da previsão financeira.
Resumindo, o Sienge apresenta uma série de relatórios que facilitam enormemente o trabalho de quem opera o sistema.
Com ele o gestor controla em tempo real todo o andamento do processo de compras, tudo que está sendo solicitado, o que está sendo cotado e pedido.
Contratos e Medições
Junto com o Compras, o sistema de Contratos e Medições é um dos pilares do módulo de Suprimentos do Sienge.
Através da medição você tem o controle total dos contratos firmados e da evolução do serviço contratado.
O Sienge dispõe de vários modelos prontos de contrato. Alguns são padronizados e outros podem ser configurados no sistema conforme os parâmetros que a empresa considera mais apropriados.
Os contratos em PDF são compartilhados com os fornecedores para sua assinatura e, depois, são digitalizados e registrados no sistema.
Já na medição se faz a anotação no módulo da evolução dos serviços prestados na obra, como a pintura de unidades, instalação de rede elétrica, da rede hidráulica e outros.
Através desse controle o gestor verifica se as etapas previstas no contrato estão sendo cumpridas e faz a liberação dos pagamentos ao prestador com base nessa informação.
Quanto foi previsto, quanto evoluiu o serviço, o quanto deverá ser pago a certa altura da medição: tudo é apresentado de forma muito clara, o que permite fazer um planejamento financeiro da obra preciso e confiável.
Liberação de verba da Caixa
Este acompanhamento também é importante para a liberação da verba da Caixa Econômica Federal para obras como as do programa Minha Casa Minha Vida (foto).
A rapidez no recebimento desse dinheiro favorece o fluxo de caixa, que é alimentado com as previsões dos aportes de recursos no momento do registro dos contratos.
Cada um desses contratos é registrado no sistema com todas as previsões de caução, impostos retidos em cada medição, descontos, faturamento direto, entre outros detalhes.
Esses processos podem ser definidos para que passem por aprovações com diversas alçadas de decisão nas suas etapas, conforme a organização da empresa.
Controle do estoque
Atenção agora para mais esta funcionalidade importante do Sienge.
Como você deve saber, os materiais representam metade dos custos de uma obra e, com estoques bem geridos, você reduz as despesas e aumenta suas margens de lucro.
Neste sentido, o Sienge também faz o controle dos estoques do almoxarifado central e das obras. Com isso, evita compras, pedidos, manuseio e transportes desnecessários.
A informação das quantidades de materiais disponíveis ocorre automaticamente a partir das notas fiscais cadastradas no sistema de compras. Assim como o registro do consumo e transferência dos insumos de um canteiro para outro.
Fica registrado no sistema exatamente para quais tarefas ou etapas cada lote de materiais foi destinado.
Com isso, você tem a gestão total do seu estoque, com uma previsão segura de possíveis faltas, controle dos desperdícios e até mesmo do sumiço de materiais.
Um grande salto de qualidade
Como você vê, o Sienge Suprimentos permite que a empresa gerencie de forma simples e segura os fluxos de compras, estocagem e distribuição de materiais.
Da mesma forma, facilita a contratação e o monitoramento da prestação de serviços. Para agilizar esses processos, o módulo trabalha de forma totalmente integrada com o módulo Financeiro.
Resumindo, o Sienge é um sistema que representa um imenso salto de qualidade para as empresas que precisam organizar suas compras e ganhar competitividade no mercado.
Pense seriamente nessa possibilidade para o seu negócio. Visite nosso site e conte com a nossa ajuda para os esclarecimentos necessários, basta fazer contato conosco.
Obrigado pela leitura, espero que nosso conteúdo tenha sido útil para você.
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