- A conciliação bancária é uma ferramenta indispensável para a gestão financeira de qualquer empresa.
- A prática está integrada às ações de gestão financeira, permitindo conferir se as movimentações previstas foram realizadas e se os resultados têm divergências.
- A conciliação bancária pode garantir maior controle sobre taxas e juros, precisão nas entradas e saídas, detecção de erros e fraudes, controle dos recursos financeiros e maior precisão na tomada de decisões.
Como toda etapa de um processo de construção, a conciliação bancária pode ser uma peça fundamental para garantir o sucesso do seu empreendimento
A conciliação bancária é um tipo de conciliação financeira que consiste em comparar os registros internos da empresa (como contas a pagar, a receber e fluxo de caixa) com os dados do extrato bancário.
Na prática, é por meio dessa análise que se verifica se as movimentações previstas foram realmente efetivadas, identificando possíveis divergências, lançamentos duplicados, taxas indevidas ou inconsistências.
Para empresas do setor da Construção Civil, que lidam com um alto volume de entradas e saídas de recursos em diversos projetos simultâneos, essa prática é indispensável. Afinal de contas, um pequeno erro de registro ou uma taxa bancária esquecida pode impactar diretamente a lucratividade da obra e comprometer todo o planejamento financeiro.
Apesar da sua importância, a conciliação ainda é subestimada por muitos gestores do setor. Por isso, neste artigo, você vai entender por que essa atividade deve ser parte da rotina financeira da sua empresa e como executá-la da maneira mais eficiente possível.
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O que é a conciliação bancária e por que é tão importante?
Imagine uma grande construtora, que está com inúmeros projetos pela cidade e em um deles recebe uma quantia menor do que a determinada em contrato. Como o responsável vai verificar a incompatibilidade deste valor? Sim, é isso mesmo que você pensou: por meio da conciliação bancária, que também pode ser chamada conciliação de contas.
Em termos práticos, a conciliação bancária é o processo de comparação entre os lançamentos financeiros internos da empresa e os extratos bancários, com o objetivo de garantir que todas as movimentações estejam corretas, registradas e justificadas. É a partir dessa tarefa que as possíveis inconsistências são percebidas, o que evitará que sua empresa sofra com erros ou fraudes.
Pode parecer capricho, mas ao longo de um ano, pequenos erros em lançamentos e recebimentos somados podem atrapalhar a saúde financeira da sua empresa. Ao mesmo tempo, se o seu fluxo de registros de entrada e saída está errado, tal defasagem pode induzir você ou seu gestor ao erro.
Lembre-se do que sempre destacamos aqui:
Organização é fundamental. Equívocos no fluxo de caixa podem levar à tomada de decisões prejudiciais para o futuro da sua construtora. Além disso, a conciliação pode ser muito importante para monitorar as ações feitas por meio de cartões e boletos. Já que é preciso cruzar as informações de recebimento enviadas pelas operadoras.
Essa atividade também facilita o acompanhamento de empresas que recebem e pagam por meio de cheques, pois é possível verificar quais foram descontados e os que ainda irão compensar.
Com que frequência devo fazer a conciliação bancária?
A frequência ideal da conciliação bancária vai depender diretamente do volume de transações financeiras da sua construtora. Quanto maior o número de movimentações, maior deve ser a regularidade do controle para evitar surpresas no fluxo de caixa.
Geralmente, essa organização pode ser feita de três formas:
- Diária: indicada para construtoras com alto volume de transações, como várias obras em andamento, pagamentos recorrentes a fornecedores e recebimentos fracionados de clientes. A conciliação diária garante que os dados estejam sempre atualizados e reduz significativamente o risco de erro ou fraude.
- Semanal: ideal para empresas com volume intermediário de movimentações. Permite manter o controle financeiro ajustado sem sobrecarregar a equipe. Ainda assim, é importante manter uma rotina de verificação rigorosa nas datas definidas.
- Mensal: aplicável a construtoras de menor porte ou com fluxo financeiro mais previsível. Mesmo nesse cenário, a prática não deve ser negligenciada, pois falhas pontuais podem acumular prejuízos ao longo do tempo.
Essa periodicidade é muito importante para evitar alguns riscos, como registros defasados, dificuldades para detectar inconsistências, perda de prazos, cobranças indevidas e até fraudes. Além disso, você estará protegendo a saúde financeira da sua construtora e tomando decisões com base em dados mais confiáveis.
Se a sua empresa envolve um número muito grande de movimentações, o processo pode ficar um pouco demorado. Mas a boa notícia é que, com o auxílio da tecnologia, hoje em dia é possível automatizar esse processo facilmente.
Como automatizar a conciliação bancária
Para construtoras que lidam com grande volume de movimentações financeiras, realizar a conciliação manualmente pode se tornar propensa a erros. No entanto, já existem soluções que permitem automatizar boa parte desse processo, trazendo mais agilidade e precisão para a rotina financeira.
Uma das formas mais comuns de automatização é por meio da importação de extratos bancários em formato OFX, que são compatíveis com a maioria dos sistemas de gestão. Com esse recurso, os dados do extrato são lidos diretamente pela plataforma, eliminando a necessidade de digitação manual.
Além disso, algumas ferramentas oferecem o match automático entre os lançamentos registrados no sistema e os itens do extrato bancário. Ou seja, o próprio sistema identifica e cruza as movimentações, sinalizando apenas os pontos de divergência para revisão. Isso reduz o tempo da atividade e aumenta a confiabilidade dos dados.
No mercado da Construção Civil, sistemas como o Sienge Plataforma e o Gestor Obras já oferecem esse tipo de funcionalidade, integrando o controle financeiro às demais operações da construtora. A adoção dessas soluções pode representar um ganho significativo de produtividade e controle nas obras, mas existem outras práticas igualmente importantes.
Como fazer conciliação bancária na prática
Para que a conciliação de contas se torne parte integrada da rotina financeira da sua construtora, é importante seguir um processo claro e organizado. Veja a seguir como executar essa tarefa da melhor forma:
Passo 1: Obtenha o extrato bancário do período a ser conciliado
Antes de iniciar, defina o período exato que será analisado, preferencialmente com base no calendário contábil da empresa. Acesse o Internet Banking e baixe o extrato no formato OFX, que permite importação direta no sistema de conciliação bancária.
Caso o banco não disponibilize esse formato, será necessário converter o arquivo CSV ou digitar manualmente os dados a partir do PDF.
Passo 2: Acesse os registros financeiros da empresa
Localize todos os lançamentos previstos no sistema da construtora para o mesmo período. Isso inclui contas a pagar (fornecedores, folha de pagamento, encargos), contas a receber (clientes, financiamentos) e outros lançamentos de fluxo de caixa, como tarifas bancárias e transferências internas.
Certifique-se de que os lançamentos estejam categorizados corretamente e com datas atualizadas.
Passo 3: Compare os dados do extrato com os lançamentos internos
Comece a conferência item a item, utilizando filtros por data e tipo de movimentação para facilitar a análise. Verifique se cada entrada ou saída presente no extrato bancário possui um lançamento correspondente no sistema.
Observe diferenças de valor, datas que não coincidem e descrições inconsistentes. Em caso de conciliação automatizada, revise com atenção os lançamentos que não foram conciliados automaticamente.
Passo 4: Identifique e justifique divergências
Quando uma movimentação do extrato não tiver correspondência no sistema, investigue sua origem. Pode ser um lançamento em duplicidade, uma taxa bancária que não foi registrada, um boleto que compensou com atraso ou um estorno não identificado.
Classifique a divergência, insira uma justificativa no sistema de gestão e mantenha esse histórico documentado para futuras análises e auditorias.
Passo 5: Corrija os registros, se necessário
Após identificar as inconsistências, atualize os lançamentos diretamente no sistema financeiro da empresa. Nos casos em que o erro for identificado no extrato do banco (como cobranças indevidas ou lançamentos não autorizados), entre em contato com a instituição financeira e solicite o ajuste formal. Nunca altere registros sem registro de justificativa ou documentação de suporte.
Passo 6: Registre e arquive a conciliação
Finalize a conciliação documentando o status do processo, indicando se foi concluída com ou sem pendências. Salve o extrato bancário utilizado, as capturas de tela, comprovantes de pagamentos e demais evidências em uma pasta digital organizada por mês e conta bancária. Isso será útil tanto para controle interno quanto para envio à contabilidade.
Boas práticas de conciliação bancária
Manter uma rotina estruturada de conciliação bancária é essencial para garantir a precisão das informações financeiras da sua construtora. Para evitar erros, retrabalho e até riscos de fraude, algumas práticas simples podem ajudar, como:
Não deixe para conciliar apenas no fim do mês
Adiar a conciliação para o encerramento do mês pode acumular inconsistências difíceis de rastrear. Já fazer isso com maior frequência, seja semanal ou diária, dependendo do volume de transações, permite resolver divergências no momento em que ocorrem, evitando impactos maiores.
Separe quem registra de quem confere
A segregação de funções é uma medida básica de controle interno. A pessoa que realiza os lançamentos financeiros não deve ser a mesma responsável pela conciliação. Isso reduz a chance de erros passarem despercebidos e ajuda a prevenir fraudes internas.
Mantenha os comprovantes organizados
Notas fiscais, recibos, boletos e comprovantes de transferência devem ser arquivados de forma segura e acessível. De preferência, organize os documentos por mês e por tipo de transação. Isso facilita conferências futuras e a prestação de contas com a contabilidade.
Crie uma rotina de checagem
Estabelecer dias fixos para a conciliação ajuda a manter a regularidade da prática. Uma sugestão é realizar a checagem sempre às terças e sextas-feiras, ou no primeiro dia útil após grandes movimentações. Isso cria uma cadência que evita acúmulos e melhora a previsibilidade do fluxo financeiro.
Adote um checklist prático
Ter um checklist ajuda a padronizar a tarefa, independentemente de quem estiver executando. Veja um exemplo básico:
- Baixar extrato bancário no formato OFX;
- Verificar lançamentos previstos no sistema;
- Comparar valores e datas;
- Apontar divergências ou pendências;
- Corrigir registros e arquivar comprovantes.
Implementar esses cuidados de forma contínua é o que vai fortalecer o controle financeiro e reduzir os riscos operacionais na gestão da sua construtora.
Veja 5 benefícios que a conciliação bancária pode garantir
Sabemos que, muitas vezes, essa tarefa administrativa é considerada chata e lenta, além de ter pouco valor de negócio a curto prazo. Isso desmotiva algumas empresas que buscam por resultados imediatos. Mas é preciso que você entenda que os benefícios da conciliação bancária, mesmo que a longo prazo, podem fazer a diferença no seu projeto.
Veja só mais alguns benefícios:
1) Maior controle sobre taxas e juros bancários
Por mais óbvio que possa parecer, o registro de taxas e juros é extremamente importante para a gestão financeira. Mas muitas vezes, as empresas acabam deixando esses valores “passar” e se um dia você colocar na ponta do lápis as taxas, juros, rotativos e etc., que não deu atenção durante a conciliação, verá que isso teve um impacto enorme na sua lucratividade.
Imagine uma empresa, que durante o planejamento determinou que teria 20% de lucro. Porém, no fim acabou conseguindo apenas 8%. Os outros 12% foram pagos em juros e encargos. Por isso, tenha maior controle sobre isso e não faça dos bancos o sócio majoritário da sua empresa!
2) Mais precisão em relação às entradas e saídas
Conciliar os movimentos bancários da sua construtora é fundamental por vários aspectos. Mas um dos mais importantes é o fato de poder saber o que precisa entrar e sair da sua conta.
É muito comum esse controle ser feito por Internet Banking. Isso pode ser um erro gravíssimo!
Por exemplo: se você esquecer que precisa emitir um boleto ou um cheque, pode partir do pressuposto de que tem dinheiro na conta e às vezes não tem. Isto pode levar a pagamentos recusados, taxas de cheque especial e outros encargos.
3) Detecção de erros e/ou fraudes
Claro que não podemos considerar que todo erro humano é uma fraude. Mas é preciso criar uma rotina financeira para combater e identificar quando é apenas uma falha ou não. Ao não conciliar seu extrato bancário, você pode não detectar erros ou cobranças inadequadas.
Para isso, é preciso que você esteja atento a tudo. Como verificar se o pagamento de um fornecedor foi conforme o pedido de compras lançado no sistema. Ou se houve alguma movimentação “estranha” que não está em seu sistema de gestão.
Resumidamente, é uma grande vantagem conciliar seu extrato bancário para se certificar de que você e o banco estão com informações compatíveis.
4) Maior controle dos recursos financeiros
Fazer periodicamente a conciliação bancária junto com os lançamentos financeiros, permite que você tenha mais controle sobre as contas da construtora.
Certificando-se de que as informações estão corretas, isso irá refletir na imagem fiel da situação econômica da empresa. Permitindo, assim, que você aloque recursos de maneira mais eficiente e planejada.
5) Mais precisão na tomada de decisões
Acredite, a informação é um recurso estratégico muito valioso. Quanto mais exatas, auxiliam que as tomadas de decisões sejam mais assertivas.
Portanto, a conciliação bancária pode assegurar a você que a informação que tem em mãos é atualizada e mais precisa. Com isso, você evita erros, prejuízos e atrasos no andamento do seus projetos.
Para concluir
Pode parecer muito trabalhoso, mas mostramos pra você como a conciliação bancária pode ser sua aliada frente ao mercado da Construção Civil, cada dia mais competitivo.
Com o tempo, você perceberá os efeitos positivos que essa atividade pode garantir para a sua construtora, apresentando melhorias em sua produtividade e lucratividade. Crie essa rotina financeira e perceba como ela se tornará fácil e natural com o passar do tempo.
