- O controle de contas a pagar e a receber na Construção Civil é importante para evitar erros
- Existem ferramentas como planilhas e softwares de gestão que podem ajudar a manter as contas organizadas
- É fundamental pagar em dia, identificar despesas desnecessárias e separar as contas pessoais das empresariais para uma gestão financeira eficiente.
O controle de contas a pagar e a receber na Construção Civil é uma tarefa muito importante, por isso descubra como fazer para evitar erros.
Muito provavelmente você já teve dificuldade com o seu controle de contas a pagar e receber, certo? A quantidade de fornecedores e clientes é muito grande e manter os registros e pagamentos em dia pode ser um desafio.
Mas está tudo bem.
Existem no mercado inúmeras ferramentas e métodos que podem ajudar você a manter tudo isso organizado e sob controle. Com isso, os desperdícios e prejuízos diminuem e tudo ocorre de maneira mais clara e assertiva.
Mas talvez você esteja se perguntando: como isso é possível?
Foi pensando nessa pergunta e em suas necessidades que decidimos escrever este post. Vamos mostrar algumas formas de controlar suas contas a pagar e receber e os benefícios que isso pode garantir a sua construtora.
Vamos começar relembrando…
O que é o controle de contas a pagar e receber
Trata-se de uma ferramenta empresarial que auxilia no controle de entrada e saída de dinheiro da sua empresa. É nele que devem constar todas as movimentações de fluxo de caixa, tais como: empréstimos, contas a pagar, contas a receber, rendimentos, entre outros.
Com o controle de contas a pagar e receber é possível organizar melhor os custos e lucros da sua construtora. Desta forma, problemas como falta de dinheiro no caixa ou contas em atrasos, serão situações quase que inexistentes para você.
Através das contas a receber será possível arrecadar valores que sua empresa tem direito, como parcelas de vendas com clientes. Já com as contas a pagar, você efetua o pagamento das despesas da sua construtora ou do seu projeto, como o salário dos colaboradores.
Porém, é importante que você não confunda:
Por mais que possa parecer a mesma atividade, o planejamento financeiro não é igual ao controle de contas a pagar e receber. O primeiro refere-se às metas e objetivos do seu empreendimento. Como, por exemplo, determinar a quantidade de apartamentos que o seu projeto irá vender.
Ok, agora que relembramos o que é esta atividade, vamos falar sobre as formas como ela pode ser feita:
Controle de contas a pagar: como fazer
Pronto para evitar atrasos que prejudicam o relacionamento com fornecedores? A seguir, você confere as melhores opções para estruturar esse controle na sua construtora.
Manualmente
Sim, é possível fazer este controle de forma manual, porém é preciso ser ainda mais organizado e comprometido a anotar todas as informações necessárias.
Você pode criar um arquivo e contar com o auxílio de pastas com divisórias para separar todas as informações de maneira mais eficiente. Também pode dividi-las de acordo com o projeto e o mês.
Para que o controle de contas a pagar seja eficiente, é preciso constar algumas informações básicas:
- Nome do cliente/fornecedor;
- CNPJ do cliente/fornecedor;
- Dados bancários;
- Contato;
- Datas de pagamento e vencimento;
- Descrição do que está sendo pago ou recebido.
Desta maneira ficará mais fácil analisar e compilar os resultados de cada mês, além de acompanhar o que está em atraso para eventuais cobranças ou negociações.
E não se esqueça!
Anexe, junto a este controle, mês a mês, os comprovantes de pagamentos e recebimentos!
Em um primeiro momento, esse método pode ajudá-lo a começar a implementar e organizar a saúde financeira da sua empresa. Mas ele irá demandar muito tempo, dedicação e organização. Além disso, não é uma prática sustentável, já que você precisará de muito papel para isso.
Outro ponto que vale a pena destacarmos é o fato de que as chances de esquecimentos, informações incorretas ou perda de documentos, pode se tornar um problema. Essa forma de controle de contas a pagar e receber também exige um espaço físico maior para armazenar toda a documentação.
Planilhas
Sim, as famosas planilhas podem ajudar você a aumentar a eficiência do seu controle de contas a pagar e receber. É possível criar arquivos, separados por projetos e/ou clientes e dividir tudo de mês a mês. E as informações básicas que você precisa acrescentar nas planilhas devem ser semelhantes às que citamos acima.
Ao utilizar as planilhas para o seu controle de contas a pagar e receber você garante vantagens, como:
- Informações mais seguras e claras;
- Facilidade para elaboração de cálculos e gráficos;
- Praticidade;
- Mais organização;
- Fluxo de caixa mais organizado;
- Redução de erros e prejuízos.
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Como você pode ver, fazer o controle de contas a pagar e receber por meio de planilhas é bem mais fácil que manualmente. Porém, é importante destacarmos que essa ferramenta ainda não lhe garante integração de informações e mobilidade.
Então o que poderia garantir todas essas funcionalidades?
Softwares de gestão de contas a pagar e a receber
Há muito tempo já notamos o quanto a tecnologia têm se tornado uma grande aliada da Construção Civil. Com inúmeros softwares que auxiliam desde elaboração de orçamentos até a venda de imóveis, o mercado tem acesso a cada vez mais praticidade, segurança e lucro.
Muitas vezes podem ser opções mais caras do que as que citamos acima, porém são mais eficientes, intuitivas e precisas. Com isso, a implementação desses sistemas se torna um investimento, é não custo.
No mercado, é possível encontrar softwares que fazem apenas o controle de contas a pagar e receber. O que já torna todo o processo mais fácil, já que eles possuem funcionalidades específicas para isso.
Porém, já que você vai investir em um software para essa função, por que não escolher um que ajude em outras áreas e integre todas as informações em um único lugar?
Como já falamos aqui, existem sistemas de gestão que são completos e podem integrar as informações entre setores. Melhor que isso, existem ERPs específicos para Construção Civil, com funcionalidades personalizadas.
Dentre as vantagens que o sistema pode oferecer para o controle das suas contas a pagar e receber, estão:
- Cobrança escritural;
- Gestão de juros e multas por atrasos;
- Histórico de recebimentos;
- Controle de inadimplência;
- Facilitação de renegociação de recebimentos;
- Emissão de boletos;
- Geração de gráficos e relatórios;
- Controle de distrato;
- Recebimento de nota fiscal eletrônica.
Ao implementar um sistema de gestão em sua construtora, você irá otimizar todo o seu processo e torná-lo mais confiável. Além disso, você elimina falhas na comunicação, ganha aumento na produtividade e reduz a quantidade de erros e imprevistos.
Itens da gestão de contas que você precisa aplicar
Agora que você já sabe as possíveis formas de fazer o controle de contas a pagar e a receber, vamos ver cada um dos principais itens da gestão de contas e o que você mais deve cuidar em relação a cada um deles:
Operações Financeiras
Inclui as movimentações de saques, depósitos e transferências. Em relação a isso é importante aproveitar a farta oferta de fintechs e instituições financeiras para escolher produtos com tarifas atrativas.
Não se acomode ao que já utiliza. Veja “na ponta do lápis” seus custos com tarifas bancárias e trace como objetivo diminuir esses gastos.
Você não imagina o quanto muitas empresas têm se surpreendido com a economia que conseguem neste item.
Medo de perder supostas vantagens que o banco atual já oferece e o bom relacionamento com o gerente levam muitos a se apegar a uma instituição financeira. Não percebem o quanto estão perdendo, realmente, com taxas altíssimas para manter suas contas.
No entanto, além dos bancos mais conhecidos, também existem no Brasil cerca de 869 fintechs, conforme um relatório do Fintech Global Vision 2023, da Finnovating.
São startups, normalmente, que usam a tecnologia de ponta para oferecer serviços do sistema financeiro muito mais baratos que os bancos.
Conseguem isso porque seus custos operacionais são muito menores.
Fica essa dica para você:
Vale a pena você fazer um bom levantamento das possíveis vantagens para sua construtora em outros bancos e entre as fintechs.
Ainda sobre as operações financeiras, tenha muito cuidado no preenchimento de dados para evitar transferências e pagamentos indevidos.
É impressionante quanto desperdício de tempo e dinheiro acontece nas empresas por esses descuidos.
Cadastro de Contas
Envolve os trabalhos de abertura, inicialização de saldo e encerramento de contas. Da mesma forma que no item anterior, é importante escolher as instituições com tarifas adequadas e com amplo portfólio de produtos.
É necessário ainda ter o cuidado de encerrar as contas que não usa mais, especialmente aquelas temporárias – vinculadas a SPEs (Sociedades de Propósito Específico) – para evitar mais custos desnecessários.
Lembre-se que as SPEs têm atividade restrita e prazo de atividade determinado para a realização de um empreendimento, por exemplo. Suas contas também devem ter uma data para terminar.
Contudo, é bastante comum nas empresas que negligenciam sua organização financeira esquecerem de encerrar essas contas, que geram custos desnecessários por longos períodos.
Análise de Contas
As contas são um ponto de partida para a análise financeira da empresa, que precisa de todos os dados úteis nessa tarefa.
Para isso, é necessário garantir que o lançamento dos compromissos a pagar e a receber sejam fidedignos ao extrato real da conta.
Essas informações vão integrar a decomposição, comparação e interpretação dos demonstrativos financeiros da empresa.
Esses dados extraídos das demonstrações financeiras são informações fundamentais para a tomada de decisões por parte dos gestores.
Isso vale tanto para as ações rotineiras, como para definições estratégicas, que dizem respeito aos rumos da empresa no cenário de mercado onde se encontra.
Daí a necessidade de que todas as informações, a começar pelas suas contas, sejam absolutamente seguras, para que gerem análises coerentes com as necessidades da organização.
Conciliação Bancária
A conciliação bancária é o processo pelo qual se garante a fidelidade entre os lançamentos em ERPs, os sistemas integrados de gestão empresarial ou Enterprise Resource Planning.
Eles podem ser feitos manualmente ou com a importação de arquivos, como o OFX. E, assim, é feita a comparação dos extratos bancários com as demais informações de controle financeiro.
Colocando lado a lado as despesas, recebimentos e o saldo disponível, o gestor pode conferir se as movimentações previstas foram realizadas, bem como eventuais divergências nos resultados.
Mais uma vez, os dados das contas precisam estar atualizados e sua transcrição ser correta, para que a conciliação bancária possa ser bem realizada e cumprir sua função.
Você vai ver agora como um ERP pode garantir um controle muito mais eficiente das suas contas.
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Gestão de contas com ERP para Construção Civil
Um ERP faz a gestão das empresas integrando todos os seus setores. A comunicação e troca de dados entre eles é permanente e automatizada.
O que uma área realiza tem essa informação replicada nas demais, que assim trabalham totalmente alinhadas, com maior agilidade, eficiência e produtividade.
O Sienge Plataforma é um bom exemplo, além de ir muito além de um ERP. Afinal, ele é composto por vários módulos interligados. Entre eles, o Financeiro. Cada módulo é ajustado para resolver problemas e apresentar novas soluções na gestão das construtoras.
Os módulos do Sienge Plataforma são os seguintes:
Banner demonstração Sienge Plataforma
Como ter mais eficiência no controle das contas a pagar
É um risco muito grande para qualquer organização não controlar plenamente a situação dos seus pagamentos. Portanto, siga as dicas abaixo para aumentar as chances de sucesso na sua gestão financeira.
Identifique falhas e despesas desnecessárias
Um controle financeiro eficaz permite identificar gargalos, além de buscar alternativas de lucro mediante o remanejamento de aplicações.
No caso, o controle das contas a pagar é fundamental para a empresa ter as informações que precisa para tomar decisões sobre todos os seus compromissos que representam desembolsos.
Eles estão relacionados com compra de mercadorias, insumos, máquinas, serviços, salários, impostos, empréstimos, contribuições, entre outros.
O controle de contas a pagar possibilita:
- Identificar todas as obrigações a pagar;
- Priorizar os pagamentos;
- Verificar obrigações contratadas e não pagas;
- Evitar perdas de prazos, de forma a conseguir descontos;
- Evitar perda de prazos que impliquem no pagamento de multas e juros;
- Fornecer informações para elaboração do fluxo de caixa;
- Conciliação com os saldos contábeis.
Não é exagero dizer que o monitoramento eficiente das contas ajuda a impulsionar o empreendimento e ganhar competitividade.
Por outro lado, falhas recorrentes podem funcionar como uma sangria, que compromete as finanças e ameaça a sobrevida da organização.
O certo é que é preciso mais profissionalismo neste setor também, tanto quanto na elaboração dos projetos, no planejamento ou na execução da obra.
Dê importância às despesas menores
Muitos iriam se surpreender se fizessem um levantamento de todos os pequenos gastos ou aqueles apenas eventuais que não costumam ser contabilizados.
Compras emergenciais de material de escritório ou de limpeza, um EPI ou outro que faltou no canteiro, um abastecimento de combustível que não estava previsto, entre outros.
E assim vão se somando, sem ser lançados nas contas da organização. Muitos deixam para depois, esquecem ou nem sabem ao certo em qual rubrica enquadrar esse tipo de gasto, que é menor e eventual.
Da mesma forma, alguns descuidam da contabilidade das férias e 13º dos colaboradores, que também é ocasional, mas deveria estar prevista com bastante antecedência, sempre.
Assim como “de grão em grão a galinha enche o papo”, de grão em grão vai embora o celeiro inteiro. Anote tudo, contabilize tudo, observe se não há nesses itens algo significativo, que precise ter mais previsão nas contas a pagar.
Tenha disciplina na atualização dos dados
Acontece bastante de muitos empresários tomarem a decisão firme de fazer um controle mais eficiente das finanças do seu negócio. De fato, organizam-se para isso e começam a fazer esse trabalho.
Mas com o tempo, com a pressão de outras tarefas que parecem mais urgentes, os dados se perdem, o entusiasmo diminui, as planilhas não são atualizadas e o controle vai por água abaixo.
Este é um grande desafio, realmente, começar e prosseguir o controle. Mas não se pode desistir.
Retomar e dedicar um tempo para isso, todos os dias, é uma boa medida. Assim como ter pessoas de confiança definidas para essa tarefa e qualificadas para isso, também é um bom começo para a solução.
Pague em dia
Não sendo por dificuldade financeira intransponível da empresa, atrasar pagamentos é um dos erros mais graves que pode acontecer. Atrasos acarretam juros e multas pesados, que podem afetar o equilíbrio financeiro do negócio.
A perda de datas de pagamento pode ser prevenida com um bom controle do calendário de compromissos da empresa e um fluxo de caixa organizado, que permita o desembolso nos prazos previstos.
Mas, se o problema for falta de verba para quitar os compromissos, sempre é possível determinar quais são os prioritários e pagar ao menos estes. E buscar uma negociação favorável com os demais, que alivie o peso das multas e dos juros.
Uma regra de ouro é se antecipar ao problema e buscar a renegociação antes que o atraso aconteça.
Organize as contas da empresa
Duplicar pagamentos é um erro tão sério quanto o anterior, dos atrasos, e está relacionado com a desorganização das contas da empresa.
Quando isso acontece, é preciso identificar rapidamente o motivo e saber se já é recorrente. É algo que só se resolve com mais organização e disciplina no controle das contas a pagar.
Aproveite oportunidades de descontos
Um bom controle de contas a pagar deve monitorar todas as oportunidades possíveis de descontos, que são muito comuns nos pagamentos antecipados ou à vista.
Ainda que não sejam significativos individualmente, a soma no final do período contábil, se essa for uma prática constante, pode ser bastante compensadora.
Além do mais, uma empresa que paga antecipado, à vista e em dia conquista credibilidade no mercado e assim fica mais fácil negociar novos prazos e novos descontos.
Isso requer atenção para as chances que aparecerem e boa capacidade de negociação, é claro.
Separar contas pessoais e da empresa
Especialmente nas empresas menores, é bastante comum não ter uma separação clara das contas pessoais e empresariais. Contas de pessoa física e pessoa jurídica não deveriam se misturar.
Mas é muito forte a tentação de pagar despesas particulares usando uma espécie de “caixa único” da organização. Há gestores que lançam mão do caixa para pagamento do seu cartão de crédito, da gasolina, do restaurante outros compromissos da sua vida particular.
Muitos prolongam indefinidamente essa mistura, até perder totalmente a noção da real situação financeira da empresa.
Com isso ocorrendo diariamente, o risco de se tornar um ponto de desequilíbrio nas contas é inevitável. A empresa acaba sofrendo perdas que poderiam ser empregadas em ganhos de produtividade e rentabilidade.
É necessário, o mais cedo possível, que as empresas tenham bem determinada essa divisão. Que se defina um pró-labore fixo, com limites para retiradas mensais, sem margem para concessões além disso.
Verifique o pagamento de impostos
Sabemos muito bem que a tributação no Brasil é muito complicada. Portanto, é melhor estar preparado para evitar erros no pagamento dos impostos, que já são muito elevados, e o risco de punições pelo fisco
Os responsáveis por essa área devem ser capacitados e treinados para a função. E é preciso se manter sempre atualizado sobre a legislação tributária, já que é frequente a edição de medidas que mudam a cobrança dos tributos.
A dica principal: controle deve ser operação de rotina
Como define o Sebrae:
“Para uma eficiente gestão financeira na empresa é necessário implantar alguns controles gerenciais, que forneçam um sistema gerador de informações que possibilite o planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.”
Neste sentido, o controle de contas a pagar deve ser adotado como uma tarefa de rotina da empresa, pois normalmente envolve muito dinheiro. Sua importância não pode ser subestimada pelos empreendedores.
Conclusão
Como você pode ver, existem ferramentas diversas para auxiliá-lo no controle de contas a pagar e receber da sua construtora. E isso é extremamente importante, pois cuidar bem da sua gestão financeira é um dos fatores que irá determinar o sucesso da sua empresa.
Quando você tem mais controle sobre as suas despesas e lucros, fica muito mais fácil tomar decisões. Por isso não deixe de buscar por ferramentas e métodos que possam ajudá-lo a trabalhar de maneira mais eficiente e assertiva.
