Planejamento de compras de materiais: evite aquisições emergenciais e estouros de orçamento na Construção

O planejamento de compras de materiais é um dos pilares da saúde financeira e operacional de qualquer projeto de Construção Civil. Sem este processo bem feito e eficiente, as empresas acabam mais propensas a atrasos no cronograma, estouros de orçamento e perdas significativas de lucratividade.

Nesse sentido, muitas construtoras ainda enfrentam o desafio de operar com setores isolados. A falta de comunicação clara entre a obra, o departamento de compras e o financeiro é o principal gargalo que impede a previsibilidade de custos. Quando o canteiro requisita insumos de última hora, por exemplo, o comprador perde poder de negociação e o gestor financeiro é surpreendido com pagamentos inesperados.

Para superar esta dinâmica, é essencial adotar uma abordagem mais estratégica, que não se resume a listar itens. É preciso transformar o planejamento em uma ferramenta de gestão integrada, que envolve prever demandas, mapear riscos de mercado e sincronizar o fluxo de caixa com o avanço físico da construção.

Pode parecer complexo, mas existem meios muito simples que facilitam esse processo.  Neste artigo, você vai conhecer as etapas fundamentais para criar um plano de compras eficiente, os indicadores de desempenho mais relevantes e como a tecnologia atua na integração dos processos, trazendo mais sucesso à sua obra.

O que é o planejamento de compras de materiais na Construção Civil?

O planejamento de compras é o processo de conectar as necessidades de insumos da obra aos objetivos de negócio da construtora, como prazos e lucratividade. Seu propósito é garantir que cada material chegue ao canteiro no momento exato, com a qualidade definida e o custo mais vantajoso.

Este processo vai além do simples preenchimento de requisições, ele transforma a aquisição de materiais em uma ação estratégica. Para isso, é preciso definir diretrizes que considerem o custo total de propriedade (TCO) de cada insumo, por exemplo, e não apenas o preço de tabela. Esses detalhes ampliam o controle sobre o gasto final da obra.

No entanto, sabemos que entender como planejar compra de materiais é uma coisa, colocar isso em prática é outra. No dia a dia da obra, seja no canteiro ou no escritório, uma série de desafios precisam ser superados, como volatilidade de preços, falta de mão de obra, atrasos, entre outros.

Por isso, mapear e neutralizar esses riscos logo no plano de compras pode fazer uma grande diferença entre uma gestão reativa de uma gestão estratégica, de modo que os problemas não migrem da área de suprimentos para o canteiro de obras.

Os principais benefícios de um bom plano de compras

A utilização de um planejamento estratégico de compras traz inúmeros benefícios para as construtoras, não só no canteiro de obras como em diversas áreas da operação. Dentre as principais vantagens, podemos citar: 

• Previsão orçamentária: o plano detalhado de aquisições gera informações confiáveis, permitindo ao financeiro uma previsão de fluxo de caixa muito mais precisa para os próximos meses.
• Mitigação de riscos: a gestão antecipada de fornecedores e de riscos nas entregas garante maior segurança. Isso evita a paralisação do canteiro, assegurando a continuidade do cronograma.
• Otimização de processos: o planejamento elimina a urgência no setor de compras, liberando o comprador para focar em follow-ups e criação de indicadores de performance mais eficazes.

Além de tudo isso, o planejamento de compras também pode transformar dados em poder de decisão. Assim, os gestores de obras e suprimentos têm maior embasamento para manter o controle total sobre o custo e o prazo do empreendimento.

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Qual a relação entre cronograma da obra, compras e financeiro?

A eficiência de uma construtora depende da sincronia entre o planejamento da obra, a aquisição de insumos e a gestão de recursos financeiros. Esses três pilares formam um ciclo interdependente e devem ser tratados como uma cadeia única na Construção Civil.

O cronograma detalhado da obra fornece o timing exato de quando cada material será consumido. O departamento de compras, munido dessa informação, consegue negociar com antecedência, encontrando o melhor preço e a correta previsão logística. Quando há falha em um desses elos, o impacto se propaga rapidamente por toda a cadeia de valor. 

Um atraso na entrega de um material crítico no canteiro, por exemplo, paralisa a mão de obra, gerando ociosidade e custos adicionais. Essa paralisação pressiona a área de compras, forçando-a a recorrer a fornecedores de urgência, o que resulta em preços mais altos e menor qualidade. Financeiramente, o orçamento original é comprometido, pois a extensão do prazo da obra implica custos indiretos não previstos.

Para que essa sincronia funcione sem gargalos, contar com a tecnologia é uma ótima opção. Sistemas integrados de gestão já estão eliminando cada vez mais a utilização de planilhas isoladas, fazendo com que a informação seja única e confiável. 

O planejamento de prazo e avanço físico pode ser feito em ferramentas como a Prevision, que dita as necessidades do cronograma. Essa demanda pode ser repassada ao setor de suprimentos no Sienge Construcompras, onde a cotação e a negociação são registradas. 

Por fim, por ser o ERP central, o Sienge Plataforma recebe e processa esses dados de aquisição, fazendo com que o custo real da compra seja lançado no orçamento. Dessa forma, o que antes era complexo passa a ser mais simples e mais eficiente. Falaremos mais sobre tecnologia mais adiante neste artigo.

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Como fazer um bom planejamento de compras?

Um planejamento de compras eficiente é a melhor forma de aumentar a previsibilidade de custos e, assim, a lucratividade na Construção Civil. Mas para isso, é preciso que o plano seja proativo, estratégico e totalmente interligado ao cronograma da obra, eliminando ou minimizando ao máximo a necessidade de compras emergenciais. 

Pensando nisso, a seguir, apresentamos 6 passos indispensáveis para estruturar esse processo.

1) Tenha um gestor de suprimentos ou comprador

Formalizar a função do comprador ou gestor de suprimentos, independentemente do porte da construtora, é muito importante. Essa centralização evita que engenheiros ou diretores técnicos, que deveriam focar na execução e prazo, tenham que desviar tempo com a rotina de aquisições.

O profissional de compras deve ser o responsável exclusivo por homologar fornecedores, negociar contratos, gerenciar o cadastro e as condições de pagamento. Dessa forma, fica mais fácil resolver as negociações por melhores preços, prazos e condições financeiras, especialmente ao centralizar a compra de insumos comuns a várias obras.

2) Utilize um processo de planejamento da obra que envolva compras

O planejamento de compras deve ser construído sobre os três horizontes do cronograma: longo, médio e curto prazo. O planejamento de médio prazo é o ponto de maior interação.

É nessa etapa que se define a especificação dos recursos (materiais e mão-de-obra) e a quantificação dos insumos. O envolvimento da área de compras é fundamental para desenvolver novos parceiros e criar um cronograma de aquisição adequado, reduzindo drasticamente a incidência de compras emergenciais.

3) Classifique insumos e faça compras por contrato

Outra boa prática é classificar os insumos por valor econômico e frequência de consumo, com base na curva ABC. Essa segmentação permite definir quem pode comprar cada item e quais autorizações serão necessárias. Materiais de baixo valor e consumo constante, por exemplo, podem ter a cotação e a compra delegadas ao engenheiro de obra para agilizar o fluxo.

Por outro lado, para itens estratégicos ou de alto volume, utilizar contratos de compra pré-negociados e de longo prazo pode ser a melhor opção. Essa prática garante preços mais estáveis e um fluxo de compra mais ágil para materiais como ferragens, areia, cimento e outros insumos básicos, refletindo positivamente no fluxo de caixa.

4) Controle o recebimento de materiais no canteiro

É importante lembrar que o controle não termina na negociação, mas no recebimento do material. Por isso, é preciso formalizar e dedicar uma pessoa (apontador ou engenheiro) para conferir de perto os recebimentos, utilizando como base o pedido de compras.

Esse processo evita compras em duplicidade e analisa se as notas fiscais, ao serem enviadas ao departamento financeiro, correspondem exatamente ao que foi entregue e aceito na obra. É um controle simples que evita impactos indesejados no fluxo de caixa e desperdício.

5) Mantenha o relacionamento com os fornecedores

O setor de compras deve ir além do transacional, cultivando o relacionamento com os fornecedores como parceiros estratégicos de longo prazo. Esta é uma atividade contínua que busca a manutenção e ampliação de parcerias, tornando o fornecedor um ator estratégico.

Estabelecendo confiança e uma relação do tipo ganha-ganha, a construtora adquire condições mais vantajosas de preço e prazo, ou prioridade no fornecimento de itens que possam estar escassos ou que sejam críticos para a continuidade da obra.

6) Utilize um sistema de gestão especializado em obras

Para atingir a excelência, simplificar e automatizar os cinco passos anteriores, uma ótima opção é o uso de um sistema de gestão de compras especializado para obras e projetos. A tecnologia está disponível para ajudar a elevar os patamares de gestão, e já tem mostrado potencial para isso. 

Com o apoio de um sistema, sua construtora obtém a automação da comunicação entre as áreas, a padronização dos processos, a centralização de cadastros e relatórios gerenciais para análise, e muito mais.  

Indicadores de desempenho aplicados às compras

Na Construção Civil, o uso de indicadores de desempenho (KPIs) transforma o setor de compras de um centro de custos em uma área estratégica de gestão. É essencial extrair dados confiáveis para diagnosticar problemas e melhorar continuamente o planejamento de compras.

Os KPIs fundamentais para medir a eficiência da área de suprimentos incluem:

• Prazo: medido pelo prazo médio de compras e percentual de backlog (pedidos em espera). Ajuda a identificar se os atrasos são gerados pelo fornecedor ou por falhas na requisição interna da obra.
• Custo: focado no desvio do valor real da compra em relação ao valor orçado, visando o melhor custo total por meio de negociações de volume e de longo prazo.
• Acuracidade: indica a confiabilidade dos dados e se as requisições feitas no sistema foram atendidas corretamente, garantindo a sincronia da informação entre a engenharia, compras e financeiro.
• Performance de fornecedores: avaliado pela qualidade dos produtos e pontualidade na entrega, crucial para a segurança da obra e continuidade do cronograma.

Com esses dados em mãos, é preciso transformá-los em ações concretas para o futuro, como mapear a origem de falhas, ajustar a alocação de trabalho da equipe de compras e muito mais. Dessa forma, o setor pode servir de base para decisões estratégicas e para a economia de escala da construtora.

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Estratégias alternativas no planejamento de compras

Existem algumas estratégias que também podem ser utilizadas no planejamento de compras para que seja ainda mais aprimorado. No entanto, a eficácia de cada uma delas vai depender da rotina da sua construtora, já que o que funciona para uma equipe pode não funcionar para outra e por aí vai. 

Compras em lote e antecipadas

Este modelo baseia-se na aquisição de grandes volumes de material (compra em lote) com bastante antecedência. A principal motivação é obter o maior poder de barganha possível, além de fixar o preço em um mercado de alta volatilidade. É uma tática de proteção contra a inflação futura.

• Prós: redução significativa do preço unitário devido ao volume, proteção contra a volatilidade do mercado e maior segurança contra a ruptura de estoque.
• Contras: exige a imobilização de grande volume de capital financeiro, alto custo de estocagem no canteiro, maior risco de obsolescência, degradação do material (por intempéries) e dificuldade no controle de qualidade de grandes entregas.

Estoques mínimos (Just-In-Time – JIT)

A estratégia de estoques mínimos é praticamente contrária à anterior, e está alinhada à filosofia Lean Construction. Ela busca adquirir os insumos em lotes menores e com maior frequência, de modo que o material chegue ao canteiro no momento exato em que será utilizado (Just-in-Time).

• Prós: liberação do capital de giro, pois os recursos não ficam parados no estoque, menor custo e risco com estocagem no canteiro, menor risco de obsolescência ou degradação.
• Contras: alta dependência da pontualidade e confiabilidade do fornecedor, exige um cronograma de obra e de suprimentos extremamente rígido e integrado (alto custo de gestão de precisão), risco de paralisação total da obra se houver qualquer atraso na entrega.

Estoque consignado

O estoque consignado é uma modalidade de parceria onde o fornecedor armazena o material dentro do canteiro ou em um depósito próximo. A construtora só realiza o pagamento à medida que o insumo é retirado e consumido na obra. É uma prática que exige alta confiança contratual.

• Prós: zero imobilização de capital para o material estocado, pois o risco financeiro é do fornecedor, disponibilidade imediata do insumo crítico no local de uso, funcionando como um buffer de segurança.
• Contras: exige contratos muito bem definidos e processos de controle rigorosos (gestão de risco), o custo final do material pode ser marginalmente maior devido ao serviço logístico do fornecedor.

Resumidamente, a escolha da estratégia não pode ser aleatória. Ela deve ser uma decisão estratégica baseada no tipo de insumo (Curva ABC), na importância dele para o cronograma e na capacidade financeira da construtora de imobilizar capital. 

Com o auxílio da tecnologia, como as que já mencionamos e nos aprofundaremos a seguir, é possível gerenciar os riscos de qualquer um desses modelos com eficiência.

Tecnologias e ferramentas para otimizar o planejamento de compras

No cenário da Construção Civil, a complexidade da cadeia de suprimentos tem tornado a tecnologia uma necessidade básica na organização dos processos. Softwares e ferramentas digitais transformam o planejamento de compras de uma simples tarefa operacional em uma função realmente estratégica, proporcionando precisão e eficiência.

Ferramentas como o BIM (Building Information Modeling), por exemplo, já revolucionaram o planejamento de insumos há bastante tempo. Ele permite extrair quantitativos precisos diretamente dos modelos digitais da obra, o que é ótimo para evitar a compra excessiva (gerando desperdícios) ou insuficiente (gerando atrasos na obra) de materiais.

Além disso, softwares de gestão de projetos fornecem recursos avançados para o mapeamento das necessidades de materiais, automatização das ordens de compra e monitoramento em tempo real do status das entregas. Essa visibilidade maior e essa integração entre as áreas minimiza consideravelmente os erros humanos e facilita a coordenação entre o canteiro e os fornecedores.

O Sienge Construcompras, por exemplo, atua como o centro de inteligência de suprimentos, otimizando o processo de cotação e negociação. Por ser integrado à Prevision (que proporciona alinhamento com o cronograma da obra) e ao Sienge Plataforma (garantindo o controle financeiro e orçamentário), a construtora que conta com essa solução obtém um fluxo de informação coeso e estratégico, cumprindo prazos e otimizando o fluxo de caixa.

Processos integrados de compras e suprimentos: case prático da Vetter Empreendimentos

A Vetter Empreendimentos, uma das maiores construtoras de alto padrão em Santa Catarina, exemplifica como a integração de processos resolve o principal problema da Construção Civil: o fluxo de caixa. Como em muitas outras obras, o desafio estava no desalinhamento entre Engenharia, Suprimentos e Financeiro. 

A ausência de um planejamento assíduo e integrado no início da obra gerava o “efeito cascata”, resultando em desperdício, retrabalho e, consequentemente, compras emergenciais e picadas. Isso corroía a saúde financeira, pois a construtora precisava pagar fornecedores rapidamente enquanto recebia dos clientes em longos prazos (90 ou 120 dias), assumindo o papel de “banco”.

A solução, portanto, foi implementada em duas frentes. Primeiro, a Vetter concentrou-se em garantir que o planejamento da obra (projeto, orçamento e cronograma) fosse detalhado e preciso desde a compra do terreno, dando as condições para que o planejamento de compras fosse estratégico e proativo. 

Segundo, a construtora integrou a solução de risco da fintech OnePay. Esse recurso permitiu que o setor de Suprimentos negociasse prazos de pagamento maiores (ex.: 60 dias) e, ao mesmo tempo, possibilitou que fornecedores e prestadores de serviço (especialmente a mão de obra) antecipassem seus valores.

O resultado foi uma melhoria drástica na previsibilidade de caixa e a eliminação da maioria das compras de última hora. Com o fluxo financeiro equalizado e maior eficiência nas margens apertadas do setor, a Vetter conseguiu se posicionar para assumir mais obras simultâneas e, assim, crescer exponencialmente no mercado. 

Se você deseja ter resultados como a Vetter, saiba que é muito possível. Você pode começar pedindo uma demonstração gratuita para conhecer Sienge Construcompras, que possui integração com as soluções Prevision (cronograma da obra) e Sienge Plataforma (Financeiro), e ver como essa integração funcionaria na sua empresa.  

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