Gestão de contratos na Construção Civil: como fazer com eficiência e previsibilidade

A gestão de contratos na Construção Civil é um pilar essencial para o sucesso dos empreendimentos. Esse desafio se intensifica quando lidamos com muitos terceirizados e empreiteiros, peças fundamentais que adicionam complexidade à equação.

Gerenciar contratos nesse contexto vai além da burocracia: é a chave para assegurar que todas as partes envolvidas estejam alinhadas. O desafio não é apenas cumprir as formalidades legais, mas sim estabelecer diretrizes técnicas e administrativas que proporcionem segurança e eficiência ao empreendimento.

Neste artigo, vamos fornecer boas práticas para uma boa gestão de contratos na Construção Civil, visando principalmente a previsibilidade de custos. Em um setor onde o tempo e os recursos são tão valiosos, entender como melhor organizar e controlar contratos dentro de uma empresa pode ser a peça-chave para o sucesso. 

Se você tem dúvidas quanto a este assunto, continue sua leitura. Juntos, vamos explorar estratégias práticas que não apenas simplificam, mas aprimoram a gestão de contratos, garantindo resultados mais previsíveis e bem-sucedidos. Vamos lá?

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O que é gestão de contratos? 

A gestão de contratos é o conjunto de práticas que assegura que todos os acordos firmados para um empreendimento ocorram conforme planejado, desde a definição do escopo até o encerramento formal das entregas. 

Na Construção Civil, esse processo envolve o acompanhamento de cláusulas, prazos, obrigações financeiras, qualidade dos serviços e fornecimento de materiais. O objetivo é garantir previsibilidade, reduzir riscos e apoiar a rentabilidade da obra.

Na prática, essa gestão começa ainda na fase de planejamento da obra, quando são definidos requisitos técnicos, administrativos e financeiros. Em seguida, avança para as etapas de negociação, elaboração do documento contratual, execução dos serviços, controle de entregas e registro de ocorrências. 

Durante a execução, o profissional responsável monitora cronogramas físico-financeiros, verifica a conformidade dos itens entregues, solicita ajustes quando necessário e mantém toda a documentação organizada. Esse acompanhamento contínuo é que vai evitar conflitos, sustentar decisões e contribuir para manter o equilíbrio da relação entre contratante e fornecedor.

A gestão também envolve análise de desempenho, inspeções, diligenciamentos, comunicação estruturada e relatórios, que funcionam como base para auditorias, ações corretivas e eventuais reivindicações. Em empreendimentos complexos, esse processo se torna ainda mais relevante por envolver múltiplos contratos, fornecedores e etapas simultâneas.

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Quem deve ser o responsável por essa gestão?

O responsável ideal por essa gestão é o gestor de contratos, profissional que reúne conhecimentos de engenharia, planejamento, suprimentos, negociação e direito contratual. Dependendo do porte da organização, esse papel pode ser desempenhado por um especialista dedicado ou pelo setor de compras e suprimentos. 

O gestor deve participar desde a escolha dos fornecedores até o encerramento do contrato, mantendo presença ativa no canteiro de obras e nos processos administrativos para que todas as obrigações sejam cumpridas conforme o previsto.

Segundo o professor e consultor Ítalo Coutinho, “o gestor de contratos é o responsável por estabelecer um cronograma de monitoramento e controle das aquisições de produtos e serviços e, em caso de desvios, agir com planos de ação”.

Para atuar como gestor de contratos na Construção Civil, Coutinho informa que o profissional pode ter formação primária em Administração, Arquitetura, Engenharia Civil ou de Produção, mas é importante que seja pós-graduado em Gestão de Projetos e domine temas de planejamento, construção e montagem.

“Com sua experiência, o gestor deve auxiliar na elaboração dos contratos e avaliar como foram feitos os fornecimentos anteriores, certificando-se de que o serviço ou produto do contrato esteja bem explícito no seu texto principal ou nos anexos”, comenta. 

Para dar suporte adequado à escolha dos fornecedores, elaboração e condução do contrato, o gestor precisa ter conhecimento do projeto, seus documentos de engenharia (plantas, diagramas, listas de materiais) e de planejamento (cronogramas, organogramas, mapa de riscos). De posse de informações completas, ele estará em condições de auxiliar na elaboração do contrato, sempre apoiado pelo departamento jurídico de sua empresa.

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Gestão do ciclo de vida do contrato 

A gestão do ciclo de vida do contrato determina cada etapa necessária para que o acordo firmado seja executado conforme planejado. Na Construção Civil, esse processo cria padronização e mantém o alinhamento do trabalho. 

A metodologia Contract Lifecycle Management (Gestão do Ciclo de Vida do Contrato), criada pela National Contract Management Association (NCMA), é uma das referências para organizar essas etapas, desde a concepção até o encerramento.

Essa metodologia define o ciclo da seguinte forma: 

1. Pré-contratação: etapa em que são definidas as necessidades, os requisitos técnicos e administrativos e a primeira minuta. Os principais cuidados envolvem a clareza do escopo, o alinhamento com o projeto executivo e a definição precisa dos critérios que orientarão as fases seguintes.
2. Negociação: momento de ajustar cláusulas e validar condições comerciais, técnicas, financeiras e jurídicas. A atenção deve estar voltada aos riscos, limites de responsabilidade, condições de reajuste, indicadores de desempenho e garantias que assegurem uma relação equilibrada.
3. Pré-execução: fase dedicada ao planejamento técnico, administrativo e financeiro. É onde se organizam documentos, fluxos de pagamento e preparação de canteiro. Os pontos críticos incluem compatibilidade entre cronogramas, logística, custos e capacidade operacional dos fornecedores.
4. Execução: fase prática do contrato, envolvendo fiscalização, inspeções, controle do cronograma físico-financeiro e emissão de aditivos quando necessário. A atenção deve estar no registro de ocorrências, verificação de conformidade de materiais e serviços, comunicação entre as partes e correção rápida de desvios.
5. Encerramento: etapa de verificação final das obrigações, conferência de documentos e fechamento formal do contrato. O cuidado principal é validar todas as entregas, garantir que não haja pendências e registrar o histórico para auditorias e contratos futuros.

Com etapas bem definidas, uma boa comunicação e critérios uniformes, a gestão contratual se torna um instrumento de controle que ajuda a evitar desvios e traz muitos benefícios para as construtoras. Vamos falar mais sobre isso a seguir.

A importância da gestão de contratos na Construção Civil

 A gestão de contratos na Construção Civil é um diferencial para o sucesso dos empreendimentos. Ela influencia diretamente a eficiência operacional, a previsibilidade de custos e a qualidade do resultado final.

Ou seja, o processo vai muito além da formalização de documentos.Com a definição clara das responsabilidades, prazos, especificações técnicas e condições comerciais, essa abordagem transforma acordos em diretrizes tangíveis, de modo que todas as partes estejam alinhadas com os objetivos do projeto.

Dentro desse cenário, uma variedade de produtos e serviços tornam-se objetos frequentes de contratos, desde materiais de construção e equipamentos até serviços especializados de terceirizados e empreiteiros. Cada contrato desempenha um papel na execução da obra e sua gestão adequada é essencial para evitar atrasos, desperdícios e custos adicionais.

Desafios do setor

Se tratando de trabalhos terceirizados e com empreiteiros, os desafios são iminentes. A diversidade de especializações desses profissionais, aliada à necessidade de manter padrões de qualidade, prazos e orçamentos, exige uma abordagem estratégica. Questões como comunicação eficiente, controle de qualidade e acompanhamento de prazos tornam-se pontos cruciais.

“Esses são aspectos que costumam gerar problemas. Para se prevenir, é interessante gerar um documento eletrônico em hipertexto, no qual seja possível colocar a íntegra do contrato, com links de acesso às informações de aviso sobre possíveis problemas ou cuidados que o gestor do projeto deve ter. Atualmente, com a tecnologia de documentos para plataformas, fica fácil disponibilizar a análise crítica de contrato em uma intranet, que pode ser acessada de qualquer dispositivo. Dessa forma, o contrato e sua análise crítica correspondente ficam ‘portáteis’, podendo ser levados nas reuniões com o contratante. Os gestores se sentem mais seguros quando têm a informação certa facilmente acessível na hora em que precisam”, relata Camargo.

→ Confira o podcast em que tratamos da administração contratual como um dos pilares da Engenharia eficiente: 

Ao compreender a importância da gestão de contratos na Construção Civil e os desafios encontrados no caminho, os profissionais do setor poderão estabelecer as bases necessárias para o sucesso de seus projetos. 

Como trazer mais previsibilidade com a gestão de contratos?

A gestão de contratos pode ser a peça-chave para conquistar previsibilidade nos projetos, sendo diretamente ligada ao planejamento do cronograma, ao orçamento e ao controle de custos da obra. Essa abordagem estratégica não apenas assegura o cumprimento de prazos, mas também evita surpresas desagradáveis ao longo do caminho.

A interconexão entre a gestão de contratos e o planejamento se mostra especialmente importante ao considerar o cronograma da obra. Ao alinhar os termos contratuais com as etapas do projeto, é possível evitar atrasos, garantindo uma execução fluida e eficiente. Essa sincronia entre contrato e cronograma otimiza o tempo e minimiza possíveis custos adicionais associados a prolongamentos indesejados.

Outro ponto fundamental é a conexão entre a gestão de contratos e o orçamento da obra. Tendo os termos financeiros bem definidos nos contratos, os profissionais conseguem antecipar e controlar os custos de maneira mais eficaz. 

De acordo com o professor e consultor Ítalo Coutinho, os contratos “devem ter clareza em suas cláusulas e anexos para dar suporte ao entendimento do escopo, e prever regras para resolução de impasses ou reivindicações”. 

Na elaboração do documento, diz Coutinho, a relação entre fornecedor e contratante precisa ser recoberta de profissionalismo. Para atender a ambas as partes, o documento deve ser redigido com terminologia clara e respaldado pelos setores jurídicos das partes envolvidas. 

“Cláusulas determinando o escopo, o que está fora do escopo, limites, restrições, premissas e condições para resolução de pleitos devem estar presentes na redação contratual”, orienta.

O controle de custos, portanto, torna-se uma extensão natural da gestão de contratos bem executada. Ao monitorar de perto os gastos em relação ao orçamento previamente acordado, é possível corrigir problemas antes que se tornem significativos. É essa abordagem pró-ativa que protege o orçamento e contribui para a previsibilidade financeira ao longo de todo o ciclo da obra. 

O que acontece quando há descumprimento de contrato? 

O descumprimento de contrato em obras da Construção Civil afeta diretamente o andamento do empreendimento, podendo gerar atrasos, custos adicionais e conflitos, mas nem sempre pode ser evitado. Entre as causas mais comuns estão a inadimplência, o não cumprimento de prazos, falhas nas medições de contrato, divergências entre o escopo previsto e o executado e problemas na qualidade dos serviços ou materiais entregues. 

Quando isso ocorre, o gestor de contratos precisa atuar de forma estruturada para identificar o desvio, registrar evidências e conduzir o processo de correção.

A documentação adequada, nesses casos, é uma das principais ferramentas para lidar com o descumprimento. O professor Ítalo Coutinho destaca que o Relatório Diário de Obra (RDO), por exemplo, é uma ótima ideia para acompanhar o andamento do contrato e embasar decisões.

Mas além do registro contínuo do que acontece na obra, o gestor deve formalizar o descumprimento por meio de notificações e relatórios de não conformidade, descrevendo evidências, impactos e ações corretivas necessárias. 

“Durante a execução do projeto, é fundamental registrar e colher provas de toda e qualquer evidência de desvios em relação às condições originais do contrato, para que seja possível montar processos de reivindicação dos desequilíbrios. O contratante só ressarcirá o contratado se houver provas muito claras de que o desequilíbrio é real”, ensina também Álvaro Camargo, professor da Fundação Getúlio Vargas e consultor em gestão de projetos.

Dependendo da situação, ajustes contratuais podem ser feitos por meio de aditivos que revisam prazos, escopos ou condições técnicas. Quando não há cooperação da parte responsável pelo descumprimento, as empresas podem recorrer aos mecanismos legais previstos nas cláusulas contratuais. 

Sobre isso, o professor Ítalo Coutinho ressalta: “Tem sido comum aos contratantes e contratados recorrerem às Câmaras de Arbitragem, evitando a justiça comum, lenta e despreparada.”

Os riscos operacionais incluem atrasos no cronograma físico-financeiro, retrabalhos, desperdícios e impactos diretos nos custos do empreendimento. No campo jurídico, a ausência de registros e de comunicação formal também pode fragilizar a posição da empresa em eventuais disputas. 

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Como fazer gestão de contratos: passo a passo e boas práticas

Como já mencionamos, mais do que formalizar acordos, a gestão de contratos na Construção Civil serve para trazer previsibilidade e fortalecer a relação com fornecedores, empreiteiros e equipes terceirizadas. Mas para isso, é preciso que seja bem feita.

A seguir, um passo a passo completo para fazer esse processo da melhor forma.

1) Preparação antes da assinatura do contrato

Uma gestão eficiente começa antes da formalização. A escolha de fornecedores, empreiteiros e prestadores de serviço deve ser criteriosa, com análise de requisitos técnicos, capacidade produtiva, histórico de desempenho e construtibilidade. 

Como reforçou Ítalo Coutinho, o gestor precisa conhecer o projeto, documentos de engenharia, riscos e premissas para auxiliar na elaboração do contrato. Essa preparação reduz imprevistos e cria uma base sólida para o andamento do empreendimento.

2) Comunicação e transparência durante todo o processo

É preciso manter uma comunicação aberta e transparente. Por isso, o profissional responsável precisa estabelecer um sistema de relatórios regulares para manter todas as partes informadas sobre o progresso. 

Definir processos e ferramentas que incentivem o envolvimento e engajamento contínuos durante a execução do contrato também é fundamental. Lembre-se de que a transparência é a chave para construir confiança e evitar mal-entendidos.

3) Previsão e gestão de mudanças no projeto

Mudanças de escopo são comuns em obras. Para tratá-las com eficiência, é necessário estabelecer processos específicos, formalizar modificações por meio de aditivos e revisar impactos no cronograma e no orçamento. 

A falta de controle nessas alterações pode comprometer custos e gerar atrasos. Uma boa gestão antecipa esses efeitos e preserva o equilíbrio físico-financeiro do empreendimento.

4) Monitoramento e avaliação contínuos

A execução do contrato exige acompanhamento direto no canteiro, com fiscalizações, inspeções e registro detalhado de serviços executados. Esse monitoramento inclui análise de medições, conferência de qualidade, verificação de conformidade e controle de pagamentos. 

Quando surgirem desvios, notificações e relatórios de não conformidade ajudam a formalizar o problema e estabelecer ações corretivas.

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5) Integração de prazos, replanejamento e controle financeiro

A previsibilidade depende da integração entre contrato, cronograma e fluxo de caixa. Portanto, o gestor deve acompanhar o cronograma físico-financeiro, revisar impactos de atrasos, replanejar etapas e garantir que as entregas sigam a sequência prevista.

O setor de suprimentos também tem papel estratégico, já que etapas de aquisição, programação e recebimento influenciam diretamente o ritmo da obra.  

6) Tratamento de descumprimentos e disputas

Quando há falhas de entrega, atrasos ou inadimplência, é preciso registrar evidências e acionar os mecanismos previstos em contrato. Reuniões de alinhamento, planos de ação e notificações formais são recursos para restabelecer a conformidade. 

Em casos persistentes, é comum as empresas recorrerem às Câmaras de Arbitragem para um auxílio técnico e jurídico. 

7) Encerramento estruturado e lições aprendidas

A etapa final envolve confirmar que todas as obrigações foram cumpridas, validar documentações, conferir medições e registrar um histórico completo do contrato. Esse encerramento formal ajuda a alimentar bancos de dados internos, aprimorar processos e fortalecer práticas de gestão para futuros empreendimentos.

Com uma abordagem estruturada, baseada em preparação adequada, comunicação eficiente, controle técnico-financeiro e atuação preventiva, a gestão de contratos se transforma em um dos pilares para o desempenho e a previsibilidade das obras na Construção Civil.

Otimizando a gestão de contratos com tecnologia

Se você leu até aqui, já deve ter ficado claro que a interligação entre a gestão de contratos e o planejamento é essencial para evitar desvios nos prazos e custos. Ao alinhar termos contratuais com as etapas do projeto, conseguimos garantir uma execução mais fluida e a antecipação de custos de maneira eficaz.

A tecnologia potencializa esses resultados ao centralizar informações e automatizar tarefas. A falta de visibilidade do avanço físico pode levar pagamentos acima do executado, por exemplo, além de dificultar a comparação entre o que foi entregue e o que foi medido. Sistemas de gestão reduzem esses riscos ao oferecer dados confiáveis, padronização de processos e um acompanhamento integrado do cronograma físico-financeiro.

Nesse cenário, a integração entre Prevision e Sienge Plataforma se mostra uma excelente saída. Descrita como “o turbo do Sienge”, a Prevision conecta planejamento e contratos, atualizando datas, medições físicas e medições de contratos em um único ambiente. 

Além disso, com o Dashboard de Custo e Contratos, é possível analisar se a obra está agregando o que está sendo pago, controlar prazos e valores em tempo real e reduzir desperdícios. A integração também evita operações duplicadas, centraliza informações e fortalece a saúde financeira do empreendimento.

Em um mercado que exige agilidade e precisão, investir em soluções tecnológicas para a gestão de contratos tem sido uma necessidade. Plataformas como a Prevision ampliam a eficiência e entregam uma visão completa do andamento da obra e dos compromissos contratuais, características fundamentais para a concorrência no mercado hoje em dia.

Conclusão

Como você viu neste artigo, a gestão de contratos é um dos pilares que sustentam a eficiência, o controle e a previsibilidade dos empreendimentos na Construção Civil. Quando aplicada de forma estruturada e integrada ao planejamento e ao orçamento, ela reduz riscos, evita desvios e fortalece a segurança financeira do projeto como um todo. 

A presença ativa do gestor, a documentação adequada e o acompanhamento contínuo são elementos que transformam contratos em instrumentos estratégicos para alcançar resultados mais consistentes ao longo do tempo.

Para quem busca elevar esse nível de controle, a tecnologia torna-se uma aliada indispensável. Soluções que conectam planejamento, custos e contratos criam um fluxo de informação confiável e acessível, permitindo decisões mais rápidas e precisas. 

É nesse contexto que a integração entre Sienge Plataforma e Prevision se destaca, oferecendo uma visão completa do avanço físico e financeiro da obra.

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