O relatório de visita técnica em obra é a principal ferramenta para o registro e acompanhamento de um serviço prestado ou em andamento. A produção eficiente desse documento é fundamental para checar a conclusão de obras e saber, por exemplo, se elas foram desenvolvidas adequadamente.
Portanto, se o relatório não for feito corretamente, a empresa pode ser prejudicada. Se ele apresentar inconsistências ou erros, como saber se o serviço foi desenvolvido com qualidade e dentro dos padrões estabelecidos?
Com base nisso, preparamos este conteúdo com dicas que podem te ajudar a criar um relatório de visita técnica de forma simples, fácil e prática. Além de realizar uma visita produtiva para toda a sua equipe. Confira!
O que é uma visita técnica?
A visita técnica é um serviço prestado por um profissional ou especialista a pedido. Normalmente, o solicitante faz uma ordem de serviço (OS) e uma equipe técnica é enviada ao destino. Geralmente, as visitas técnicas são realizadas no local, ou seja, os especialistas vão até o lugar onde deve ser emitido o relatório.
Vale notar que uma visita técnica pode ter vários objetivos. Por exemplo: diagnosticar, acompanhar a utilização de recursos financeiros, realizar reparos etc. Veja abaixo outras de suas finalidades:
- Verificar a realidade do local antes do início da obra, para projetar de acordo e evitar problemas;
- Ser mais assertivo no orçamento e planejamento, desde a etapa de projeto até a entrega da obra;
- Realizar a manutenção preventiva de equipamentos para garantir sua usabilidade;
- Fazer a manutenção corretiva de máquinas ou ferramentas que apresentarem falhas em seu funcionamento;
- Inspecionar o uso de máquinas e equipamentos na Construção Civil;
- Instalar equipamentos e tecnologias como computador, impressora e Internet em um canteiro de obra.
Essa também é uma experiência profissional valiosa para quem trabalha na Indústria da Construção.
“Um ponto de virada para a minha formação profissional e a de outros estudantes é começar a ir para obras. As coisas realmente começam a fazer sentido quando você faz o projeto no escritório e, em seguida, vai a campo. É uma grande responsabilidade e um marco importante. Na obra os empreiteiros ou proprietários fazem perguntas e você sabe as respostas, porque é o seu projeto. É um ótimo jeito de conseguir confiança”. Andrea Lucarelli, arquiteta da PHX Architecture, em entrevista para a AIA (American Institute of Architecture).
Os 7 problemas da falta de visita técnica em obra
Não fazer visita técnica é um erro típico de quem tem pressa (ou preguiça…).
O fato é que muitos orçamentistas, por premência de fechar o orçamento da obra, restrição de recursos ou dificuldades de se deslocar até o local onde será executada a obra, deixam de realizar a visita técnica preliminar.
O objetivo dessa visita técnica é olhar o local da obra sob o ponto de vista técnico e logístico. Durante a visita o importante é mapear o tipo de solo e de vegetação, as características dos terrenos adjacentes, as rotas de acesso, as dificuldades de suprimento de mão de obra e material daquela praça, entre outras coisas. Um profissional experiente aproveita a visita também para uma salutar “espionagem”: buscar soluções técnicas (de fundações, por exemplo) adotadas em obras próximas.
O problema de visita técnica ao local da obra pode ser mais acentuado entre as empresas que participam de obras públicas do que entre aquelas do setor imobiliário, mas o problema pode assolar todo mundo.
No caso de uma empresa habituada a participar de licitações, muitas vezes acontece de se vencer o edital e logo começar o orçamento através da consulta a tabelas de preços e bancos de dados. O projeto que vem no edital, por melhor e mais detalhado que seja, certamente não contém alguns aspectos importantes, como o tipo de pavimento dos acessos ao local da obra, a capacidade do mercado local de fornecer mão de obra e materiais etc.
Imagine agora que a obra é uma adutora que atravessa vários municípios e cruza regiões de vegetação de diferentes densidades. De onde virá a brita? Onde serão alojados os trabalhadores? Há surgência de água em algum ponto do terreno? O terreno está invadido? Existem edificações a demolir (além das que eventualmente estejam mapeadas no projeto)?
Viu como essa falta de visitas técnicas pode causar problemas? Confira abaixo sete deles.
1 – Falta de entendimento do projeto
Seja por conta da complexidade, falta de informações apresentadas ou dificuldade em ler o projeto, dúvidas sempre existem.
Este problema pode ser resolvido através de visitas técnicas para discutir o projeto no local da obra. Para auxiliar o entendimento, representações 3D e esquemáticos também auxiliam. Em alguns casos, inclusive marcações em paredes e desenhos a mão para explicar e definir detalhes construtivos.
Cabe ao técnico responsável validar o entendimento do executor e deixá-lo à vontade para fazer questionamentos.
Isso nos leva para o próximo ponto:
2 – Entendi, mas acho que sei fazer melhor
Em alguns casos, seja por falta de confiança do técnico responsável, por excesso de confiança do executor ou por algum outro motivo, a ideia do projeto pode não parecer a melhor. Por conta disso, o executor prefere seguir a opinião pessoal ou a de alguém que ele confie mais naquele assunto específico.
Isso não quer dizer que ele não confie em tudo o que você apresenta, mas que naquele item prefere fazer diferente. Para evitar isso, é essencial fazer visitas de campo e fiscalizar o andamento das atividades. Desta forma, você estará a par do que está acontecendo e poderá definir melhor como será executado.
Em alguns casos, o executor tem uma experiência diferente da sua e pode contribuir para o seu desenvolvimento e conhecimento. Esteja aberto para ouvir e preparado para diferenciar o que é uma boa ideia ou não.
3 – Adequações
Em obras novas e principalmente em reformas ou adequações, decisões importantes devem ser tomadas de acordo com as circunstâncias que se revelam durante o trabalho. Nestes casos, as visitas técnicas são essenciais e farão com que você participe mais.
Muitas vezes, para não perder tempo, o executor prefere não envolver o projetista ou responsável técnico em algumas decisões. Estando em contato com a obra, estas questões acabam passando pela sua análise e, com isso, passam a ter um alinhamento melhor com o projeto, com as outras disciplinas e com o que o proprietário espera.
O responsável técnico muitas vezes é a ponte entre o proprietário e a execução. Ninguém tem uma visão mais completa de como estas partes vão se alinhar para chegar ao objetivo final da melhor forma possível. Este alinhamento envolve orçamento, prazo, qualidade e gosto.
4 – Falta de percepção do terreno
Alguns projetos são feitos e assinados por profissionais que nunca foram ao terreno. Isso pode não ser um grande problema quando ele é plano, limpo, com solo estável e sem vizinhos. Quando alguma destas características é diferente, a chance de haver problemas aumenta.
Em um destes casos, o projeto foi feito por um profissional de outra cidade que considerou um terreno com desnível como sendo plano. O acesso projetado era onde havia um barranco que dificultava e encarecia muito a execução. A solução do executor foi girar o projeto no terreno. Talvez o responsável não saiba disso até hoje.
Antes de iniciar seus projetos, mesmo com o levantamento planialtimétrico detalhado em mãos, é importante visitar o terreno. Às vezes existe um vizinho que fará sombra ou afetará a privacidade na sua obra. Ou até uma árvore que deve ser preservada bem no meio do lote. Tudo isso é percebido facilmente por meio de uma visita de campo.
5 – Desorganização
Se “o olho do dono engorda o boi”, o “olho do responsável técnico” pode organizar a obra. A presença e a cobrança por organização e limpeza por parte do responsável da obra são fundamentais para manter este ambiente mais seguro e agradável.
Além de passar uma melhor imagem, este é um dos itens observados durante uma fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego. Este fator é importantíssimo para o bem-estar e a segurança daqueles que trabalham na obra.
A organização além de melhorar o aspecto e trazer mais segurança, facilita processos como o de encontrar materiais e ferramentas, recebimento e descarte de materiais. Por todos estes motivos, esteja presente na obra e cobre a organização e limpeza diária em seu canteiro.
6 – Desperdício de material
Caso você não tenha contratado um pacote de mão de obra junto com material, existe o risco do desperdício de materiais e ferramentas. Seja por mau uso, descuido ou qualquer outro motivo, é importante estar presente e verificar se o material que você ou o seu cliente está pagando é empregado de maneira eficiente.
A organização destes materiais ajudará muito a diminuir os desperdícios. Estes ocorrem por conta de armazenamento incorreto, falta de cuidado no manuseio, extravio etc. Por isso, observe como estes materiais estão sendo armazenados e manuseados.
Outro fator que impacta diretamente no desperdício e pode ser evitado em suas visitas é o de materiais como concreto, reboco, tintas e outros que têm validade. Estes materiais devem ser comprados e utilizados de forma racionada pois perdem utilidade com o tempo. Uns muito mais rápido do que outros.
Banner de planilha de controle de estoque (vou puxar lá pelo wordpress)
7 – Prazo
Por fim, a chance de o cronograma ser cumprido será muito maior se você estiver presente. Isso se deve não só ao fato de você cobrar agilidade na execução, mas também por você auxiliar no esclarecimento de dúvidas e agilizar a tomada de decisões.
Em muitos casos, o executor tem uma solução em mente para o problema, mas tem que validá-la com você. Uma simples visita técnica possibilitará que o executor apresente a sua ideia e tenha a sua anuência.
As vantagens de visitar as suas obras não param por aqui. Elas facilitarão a comunicação e, com isso, tornará diversos processos mais eficientes. Por isso, a dica é achar tempo na sua agenda apertada e visitar suas obras com uma boa frequência. Além de aumentar a qualidade e eficiência, você dará uma melhor impressão ao cliente e a toda a equipe.
A experiência adquirida em obra facilitará as suas decisões em projetos, negociações e definições de cronograma. Sem dúvida alguma, vale o seu tempo investido.
Agora que você entendeu a importância dessa atividade, chegou a hora de documentar a visita.
O que é um relatório de visita técnica em obra?
Um relatório técnico é um documento destinado a coletar e registrar os dados observados durante uma visita técnica. Com base nesse material, os gestores podem acompanhar o desenvolvimento de projetos, verificar ações em andamento, tomar decisões fundamentadas e elaborar estratégias visando otimizar o alcance de objetivos.
Por exemplo: orientar a equipe a seguir o plano estabelecido, e assim garantir a qualidade do trabalho em andamento; fazer reparos necessários em equipamentos; e planejar o uso do orçamento de um projeto de construção civil.
Exemplos de relatórios de visita técnica em obra
Ainda não ficou claro o que é um relatório de visita técnica em obra? Confira alguns exemplos a seguir:
Relatório de Acompanhamento de Obra
Esse é um dos tipos de relatório mais comuns na construção civil. O seu objetivo é registrar se o trabalho está progredindo conforme o planejado. Normalmente, o profissional responsável pela sua produção é o engenheiro ou arquiteto da obra. Com base nesse material, o gestor pode atualizar o orçamento do projeto à medida que surgirem novas necessidades.
Aprender a produzir relatório de acompanhamento de obra é essencial para o gerenciamento eficaz de um canteiro de obra.
Relatório de visita técnica em obra para manutenção de equipamentos
Uma empresa convoca regularmente equipes de manutenção na esperança de manter seus ativos em funcionamento, como máquinas e equipamentos usados na construção.
Nesse momento, os responsáveis pela manutenção elaboram um relatório técnico com a finalidade de mostrar as condições dos equipamentos e maquinários, os serviços executados, e outros dados importantes que possam ajudar as construtoras a acompanhar a vida útil de seus ativos.
Relatório fotográfico
Um relatório fotográfico, como o nome indica, é um conjunto de imagens reunidas em um documento, cujo objetivo é demonstrar a execução do serviço. Esse tipo de relatório é comum em tarefas de monitoramento de execução de obras.
As fotos tiradas não servem apenas para comprovar o andamento/conclusão de um projeto, mas também como registros históricos. Podem até ser úteis em uma possível divulgação da obra feita pela imprensa especializada.
Relatório de visita técnica digital
O relatório de visita técnica digital é uma alternativa que pode oferecer diversas vantagens às construtoras que precisam acompanhar seus projetos. Esse documento pode ser feito usando a tecnologia digital. Por exemplo, no momento em que o técnico estiver acompanhando uma obra, ele pode inserir as informações no software e, ao final do processo, o relatório é emitido automaticamente.
O que deve constar no relatório de visita técnica em obra?
Algumas informações básicas devem constar em um relatório de visita técnica em obra. Veja quais:
Dados da empresa responsável
O relatório deve conter informações sobre a empresa responsável pela visita técnica e pela produção do material. Por exemplo, nome da instituição, razão social, CNPJ/CPF, dados de contato e endereço.
Dados do cliente
Você também deve informar os dados do cliente, que são os mesmos mencionados acima.
Nome do técnico responsável
O nome do técnico que fará a visita e outras informações relevantes também são importantes no relatório, para fins de controle e registro.
Data da visita
A data da visita é uma informação essencial para que uma empresa possa controlar os serviços prestados. Também ajuda a medir a produtividade de sua equipe no dia a dia, além de informar a quantidade de visitas técnicas realizadas em determinado período.
Horário de início e fim da visita técnica
A hora de início e fim da visita deve ser inserida no relatório, pois ajuda a saber o tempo médio gasto para realizar esta tarefa. Com base nisso, ações podem ser planejadas para garantir a otimização do atendimento.
Informações sobre o ativo/serviço a ser checado
Também é importante discriminar o ativo ou serviço que foi checado. Por exemplo, uma betoneira, um andaime ou uma empilhadeira.
Relato do cliente (problema)
Os problemas ou necessidades relatadas pelo cliente, que o levaram a solicitar auxílio técnico, também devem constar no relatório.
Descrição do diagnóstico do problema
O técnico responsável pela visita deve descrever no relatório o diagnóstico do problema e sua possível solução.
Tipo de visita e serviço realizado
O tipo de visita refere-se ao motivo da abertura do chamado técnico. O serviço realizado pode ser de manutenção, inspeção, instalação, auditoria, entre outros. É importante colocar no relatório o motivo da visita, assim como o serviço prestado.
Assinatura do cliente e técnico
As assinaturas do técnico e do cliente também devem ser incluídas. Elas formalizam o relatório e garantem segurança jurídica para as partes envolvidas.
Observações
Este é um campo opcional para qualquer observação que o técnico queira fazer.
Bônus: conte com um modelo de relatório de visita técnica em obra
Como as visitas técnicas fazem parte da rotina de muitas empresas e tendem a ser frequentes, ter um modelo de relatório pode otimizar o desempenho dessa tarefa. Além disso, é uma solução que ajuda a aumentar a produtividade da equipe e padroniza o processo de preenchimento desse documento.
Como fazer um relatório de visita técnica em obra?
Agora que você já sabe o que é um relatório de visita técnica e quais informações devem constar nele, é hora de aprender a fazer o seu na prática. Abaixo, confira o passo a passo:
Colete as informações necessárias utilizando um checklist
Para coletar dados eficientemente, é importante usar um checklist bem estruturado. Trata-se de uma ferramenta que sistematiza as ações que devem ser realizadas para reunir as informações. Por exemplo:
- Coletar dados do cliente;
- Inserir o diagnóstico do equipamento;
- Solicitar a assinatura do cliente.
Esteja ciente de que não é recomendado iniciar o processo de elaboração de um relatório técnico antes de ter todas as informações necessárias. Do contrário, poderá ser produzido um documento inconsistente e com falhas de preenchimento, o que pode causar improdutividade.
Escolha o melhor formato
O próximo passo é escolher o formato que melhor se adapta às suas necessidades. Normalmente, os relatórios são feitos em papel e exigem que os técnicos os preencham à mão. Hoje, porém, existem tecnologias que podem otimizar esse processo, como softwares dedicados à produção de relatórios de visitas técnicas.
Estruture e organize as informações no formato escolhido
Uma vez coletadas as informações, é hora de organizá-las de forma clara, concisa e detalhada. Por exemplo, dados da empresa responsável e cliente, hora e fim da visita técnica e data, informações do serviço, registros de imagens, ativo analisado/reparado, obra monitorada, diagnóstico, serviço realizado etc.
Lembre-se que a função do relatório é apoiar a tomada de decisão e a gestão de sua empresa, assim como servir de fonte documental. Assim, é de fundamental importância que as informações nele presentes sejam organizadas de forma a assegurar que esses objetivos sejam atingidos.
Solicite a assinatura do técnico e cliente
Para concluir o relatório de visita técnica, colete a assinatura física ou digital do técnico responsável por essa tarefa e a do cliente. Como dissemos, a assinatura formaliza o relatório.
Por que digitalizar o processo de visita técnica?
Você sabia que é possível digitalizar o processo de visita técnica e automatizar a elaboração de relatórios? É uma estratégia que pode garantir vantagens a uma empresa. Veja:
Personalização de checklist e relatórios
Como dissemos, o checklist é uma ferramenta essencial na elaboração de um relatório técnico, pois auxilia o profissional a reunir informações essenciais para elaborar corretamente esse documento. Nesse sentido, o Sienge Construpoint é uma plataforma digital que pode otimizar esse processo, pois permite que o gestor personalize sua lista de ações de acordo com as necessidades e objetivos da visita técnica. Além disso, possibilita o acesso a plantas, FVS, medições, ocorrências e cronogramas onde estiver, mesmo sem internet na obra.
Ajuda a reduzir custos
Ao investir na digitalização do processo de visita técnica e elaboração de relatórios, sua empresa pode reduzir custos. Isso porque não é mais necessário usar papel para realizar esse processo. Além disso, possibilita diminuir erros de trabalho, o que também ajuda a economizar.
Permite o arquivamento dos relatórios de forma segura
Toda empresa pode perder documentos valiosos, como relatórios de visita técnica, ou extraviá-los. O problema é que isso pode trazer sérias consequências para seu bom funcionamento, como exposição indevida de dados de clientes, o que pode levar a processos judiciais.
Um software de gestão do canteiro permite arquivar registros de visitas técnicas e relatórios na nuvem, proporcionando segurança e acesso remoto. Por exemplo, mesmo não estando na sede de sua construtora, um engenheiro pode acompanhar uma obra ao consultar um relatório de visita técnica na nuvem.
Sustentabilidade e imagem positiva do negócio no mercado
Empresas de vários ramos têm trabalhado para construir um planeta melhor para todos. Esta é uma iniciativa que pode não só contribuir para a qualidade de vida e saúde das pessoas, mas também beneficiar as construtoras que desejam construir uma imagem positiva do seu negócio no mercado.
O uso de um software seria sustentável, pois possibilita que sua instituição invista em sua transformação digital. Na prática, ajuda sua construtora a eliminar comportamentos que afetam o meio ambiente. Por exemplo, reduzir o consumo de papel.
Praticidade e produtividade
Embora mais comumente usados, os relatórios em papel que requerem preenchimento manual estão longe de serem práticos. O formato digital agiliza esse processo, o que pode fazer sua construtora se tornar mais funcional e produtiva.
Com a digitalização, você pode contar com diversos recursos para otimizar a realização da visita técnica e produção do relatório, como registro de mídia (foto e vídeos), GPS para orientar a equipe técnica até o local de inspeção, armazenamento automático das informações e outros..
Viu só que não é difícil fazer um relatório de visita técnica completo e objetivo? Como vimos, a tecnologia pode aprimorar esse processo e garantir diversas vantagens a uma construtora. Reduzir custos, aumentar sua produtividade e torná-la sustentável são algumas delas.
Sua construtora ainda não possui um software para otimizar a realização de inspeção ou vistoria em imóveis? Conheça melhor nossa solução ao solicitar uma demonstração gratuita. Aproveite!
