Sistema de gestão é o nome dado à plataforma que nos ajuda a gerenciar melhor uma empresa. Essa gestão pode ser de tempo, produtividade, tarefa, venda, recursos, finanças e muito mais, tudo depende da sua necessidade.
No mercado de imóveis, não é surpresa que as plataformas de gestão sejam necessárias. Afinal, sem elas, como estruturar vendas, metrificar resultados e garantir uma boa performance para os times?
Ainda assim, existem empresas que se recusam a atualizar suas operações e investir em um bom sistema de gestão. Os resultados dessa postura são imprevisíveis e podem custar caro. Seja qual for o tipo de usuário, as plataformas de gestão são pensadas para atender às suas principais necessidades.
Mas como eu, um apaixonado por tecnologia, vou te convencer a mudar seus processos internos e fazer das plataformas suas melhores amigas?
Acompanhe este texto e descubra comigo!
Sistema de gestão: existe um perfeito para você
Sua empresa pode ser grande ou pequena, atender ao segmento de alto ou baixo padrão, incorporadora ou loteadora. Não importa o perfil de negócio: existe um sistema de gestão adequado para você. E você sabia que eles podem trazer resultados efetivos para o negócio?
Segundo o Grupo Aberdeen, empresas que integram seus CRMs com equipes de vendas reduzem em 81% os erros nas abordagens de seus clientes B2B, em comparação com as empresas que não adotam nenhuma plataforma.
Ou seja, tecnologia e digitalização podem transformar as empresas. Independentemente de tamanho, perfil ou tradição. E isso acontece porque o público está cada dia mais digital, as transações, mais virtualizadas e o mercado, mais competitivo.
Os diferentes sistemas de gestão para o setor
Como falei anteriormente, são muitos os tipos de sistema de gestão para o mercado imobiliário. Os principais deles são aqueles voltados para gestão:
- comercial;
- de recursos;
- de tempo;
- de tarefas;
- de clientes;
- de experiência.
O que vai determinar o tipo de sistema que você precisa são as dores e os demandas da sua empresa. Por isso, antes de mais nada, é importante conhecê-la por dentro – ou seja, suas forças e fraquezas – e o contexto exterior em que ela se insere – isto é, as oportunidades e ameaças.
De qual sistema de gestão você precisa?
Olhe bem para seus números e tente entender onde estão seus principais gargalos operacionais? Eles podem estar espalhados em diversos setores do negócio, mas certamente existe uma dor que se destaca mais. Veja algumas possibilidades:
| Se seu problema é… | … então procure um sistema de… |
| Baixa eficiência dos colaboradores | Gestão de tarefas e atividades |
| Baixa conversão de leads em clientes | Gestão comercial |
| Baixa retenção e recompra | Gestão de experiência do cliente |
| Desorganização interna | Gestão de recursos |
| Distração e falta de tempo | Gestão de tempo |
Conheça os principais tipos de sistema de gestão para incorporadora e seus benefícios
Cada sistema de gestão tem suas particularidades e seus benefícios. Agora, vou passar por cada um deles, explicando por que e como devem ser usados, além dos resultados a esperar de cada um deles.
CRM
O CRM é um sistema de gestão comercial. Com ele, é possível acompanhar seus leads desde a captação até a pós-venda (caso o CRM seja 5.0). Essa gestão é essencial para times que estão com dificuldade em fazer o lead caminhar pela esteira da pré-venda, uma vez que a plataforma atua nos pontos de contato entre empresa e lead e faz de tudo para simplificar a venda.
Usar um CRM imobiliário é ótimo para incorporadoras que:
- Precisam de mais rapidez na fila de leads;
- Querem vendas mais assertivas e leads mais qualificados;
- Desejam modernizar processos comerciais;
- Estão crescendo e precisam de mais organização nas vendas;
- Têm um alto número de unidades para gerenciar.
ERP
Se o CRM beneficia suas vendas, o ERP beneficia todos os processos antes e depois dela. Ou seja, seus estoques, lucros e demais recursos. Costumo dizer, por isso, que enquanto o CRM cuida da sua empresa da porta para fora, o ERP cuida da porta para dentro.
Usar um ERP imobiliário é ótimo para incorporadoras que:
- Perdem tempo tentando se organizar internamente;
- Não têm noção da quantidade de recursos disponíveis no momento;
- Querem oferecer maior segurança para o cliente durante o pós-venda;
- Precisam de mais agilidade para administrar o escoamento de materiais.
Gerenciador de tempo
O gerenciador de tempo tem um objetivo muito específico: metrificar a duração de cada tarefa dentro de um time. E fazer isso não é sobre aumentar o controle do gerente sobre os funcionários, mas otimizar a rotina de cada um deles: inclusive a do gerente, afinal todos devem metrificar seus tempos para que esse sistema de gestão seja funcional.
Usar um gerenciador de tempo é ótimo para incorporadoras que:
- Perdem muito tempo em demandas simples;
- Não sabem quanto tempo seus colaboradores levam para cumprir certas tarefas;
- Acham que precisam contratar mais pessoas por falta de tempo.
Gerenciador de tarefas e atividades
Gerenciar tempo e gerenciar tarefas, por vezes, andam de mãos dadas. Por isso que muitos sistemas de gestão fazem os dois ao mesmo tempo. Mas é importante lembrar que eles não são a mesma coisa, embora apresentem grande complementaridade.
Gestores de tarefa têm foco na atividade, não no tempo. Então, em vez de você contar quantos minutos passa enviando e-mails, por exemplo, um gerenciador do tipo te possibilita hierarquizar exatamente quais e-mails mandar em quais momentos do dia.
Usar um gerenciador de tarefas e atividades é ótimo para incorporadoras que:
- Não conseguem dizer precisamente o que cada colaborador faz;
- Procuram encontrar gargalos operacionais e atividades que podem ser substituídas pelas tecnologias de automação;
- Desejam descobrir quais atividades levam mais tempo e quais precisam ser priorizadas;
- Desejam descobrir quais os resultados e metas atingidas com cada atividade.
Conclusão: o sistema perfeito é aquele que atende à sua necessidade
Não existe “o melhor” sistema de gestão, ou o sistema de gestão que funciona para todos. Tudo vai depender do motivo por trás da sua necessidade. Tendo dito isso, gosto de trazer o CRM enquanto um dos mais versáteis e adaptáveis. Ele, além de ser um gestor comercial, também pode ser um gestor de experiência, pré-venda, fluxo de trabalho e muito mais.
Conheça bem as possibilidades que o mercado te dá e aposte nelas para fazer sua empresa crescer, escalar e ter mais resultados no futuro.
